Een autoriteit vraagt om onze technische documentatie

De technische documentatie is voor precies dit moment geschreven. Op grond van de verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 (GPSR) stelt de fabrikant haar op voordat hij het product in de handel brengt, houdt hij haar actueel, houdt hij haar 10 jaar ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten en stelt hij haar op verzoek aan hen ter beschikking (artikel 9, leden 2 en 3). De Blue Guide van de Commissie rekent zulke termijnen vanaf de laatste eenheid van het model die in de handel is gebracht (voetnoten 115 en 142). Importeurs bewaren hetzelfde aantal jaren een kopie en zorgen ervoor dat de documenten op verzoek beschikbaar kunnen worden gesteld (artikel 11, lid 6). Voor producten waarop Uniewetgeving tot harmonisatie van toepassing is, geldt hoofdstuk III, afdeling 1 (artikelen 9 tot en met 18), van de GPSR niet; in plaats daarvan gelden de eigen documentatievoorschriften van de handeling (artikel 2, lid 1, derde alinea, onder b)).^[1]

De CE-richtlijnen leggen dezelfde plicht in hun eigen bewoordingen op. Op grond van de Laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU bewaart de fabrikant de technische documentatie en de verklaring 10 jaar (artikel 6, lid 3) en verstrekt hij op een met redenen omkleed verzoek alle informatie en documentatie, op papier of in elektronische vorm, in een taal die de autoriteit gemakkelijk kan begrijpen (artikel 6, lid 9); de importeur bewaart een kopie van de verklaring en zorgt ervoor dat de technische documentatie beschikbaar kan worden gesteld (artikel 8, lid 8). Bijlage III noemt wat een dossier voor module A bevat: een algemene beschrijving, ontwerp- en fabricagetekeningen, de toelichtingen die nodig zijn om die te begrijpen, de toegepaste normen, ontwerpberekeningen en onderzoeken, en testrapporten, samen met een adequate analyse en beoordeling van de risico's. De Radioapparatuurrichtlijn 2014/53/EU voegt eraan toe dat de autoriteit, wanneer de documentatie onvoldoende gegevens bevat, de fabrikant of de importeur kan vragen op hun kosten een test te laten uitvoeren (artikel 21, lid 4).^[4][5]

De speelgoedrichtlijn is het meest specifiek over de termijn. De technische documentatie mag worden opgesteld in elke officiële taal van de Unie, onder voorbehoud van artikel 20, lid 5; op een met redenen omkleed verzoek verstrekt de fabrikant een vertaling van de relevante onderdelen in de taal van die lidstaat. De autoriteit kan een termijn van 30 dagen stellen voor ontvangst van het dossier of de vertaling, tenzij een kortere termijn gerechtvaardigd is door een ernstig en onmiddellijk risico (Richtlijn 2009/48/EG, artikel 21, leden 2 en 3). Voldoet de fabrikant niet, dan kan de autoriteit eisen dat een aangemelde instantie op kosten van de fabrikant een test uitvoert (artikel 21, lid 4).^[3]

Achter elk verzoek staan de algemene bevoegdheden van de autoriteit. Verordening (EU) 2019/1020 stelt haar in staat van marktdeelnemers te eisen dat zij documenten, technische specificaties, gegevens en informatie over de conformiteit verstrekken, in welke vorm ook en waar ze ook zijn opgeslagen, en daarvan kopieën te maken (artikel 14, lid 4, onder a)). Voor producten die onder de in artikel 4, lid 5, opgesomde handelingen vallen, moet de in de Unie gevestigde marktdeelnemer een met redenen omkleed verzoek beantwoorden met alle informatie en documentatie die nodig is om de conformiteit aan te tonen, in een taal die de autoriteit gemakkelijk kan begrijpen (artikel 4, lid 3, onder b)). Een ontbrekend of onvolledig dossier kan leiden tot een bevel om dit te herstellen en, als dat niet gebeurt, tot het uit de handel nemen of terugroepen van het product (artikel 16, leden 3 en 5).^[2]