Wij verkopen al jaren zonder technische documentatie

Voor veel consumentenproducten is de plicht om een technisch dossier te hebben recent. De verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 is van toepassing sinds 13 december 2024 (artikel 52) en heeft Richtlijn 2001/95/EG vanaf dezelfde datum ingetrokken (artikel 50). Voordat zij producten in de handel brengen, voeren fabrikanten nu een interne risicoanalyse uit en stellen zij technische documentatie op met ten minste een algemene beschrijving van het product en de voor de beoordeling van de veiligheid relevante essentiële kenmerken ervan (artikel 9, lid 2). Producten die vóór 13 december 2024 in overeenstemming met de oude richtlijn in de handel zijn gebracht, mogen verder op de markt worden aangeboden (artikel 51), maar die regel geldt voor eenheden die al in de handel zijn gebracht, niet voor de volgende zending, omdat het in de handel brengen het eerste op de markt aanbieden van elk afzonderlijk product is (artikel 3, punt 7).^[1]

De vereiste inhoud schaalt mee met het risico. Waar dat met het oog op de mogelijke risico's passend is, bevat het GPSR-dossier een analyse van de risico's en de oplossingen die zijn gekozen om die weg te nemen of te beperken, inclusief de uitkomsten van testrapporten, en de lijst van Europese normen of andere elementen die zijn toegepast om aan de algemene veiligheidseis te voldoen; is een norm slechts gedeeltelijk toegepast, dan worden de toegepaste delen aangegeven (artikel 9, lid 2). De fabrikant houdt het dossier actueel, bewaart het gedurende 10 jaar nadat het product in de handel is gebracht en stelt het op verzoek ter beschikking van de autoriteiten (artikel 9, lid 3). Voor CE-producten rekent de Blue Guide van de Commissie de 10 jaar vanaf de laatste eenheid van het model die in de handel is gebracht (voetnoot 115), en dezelfde lezing is ook voor een GPSR-dossier de veiligste koers.^[1]

Voor CE-gemarkeerde producten gold de dossierplicht al eerder. Voor producten waarop een productspecifieke harmonisatiewetgeving van toepassing is (zoals de CE-richtlijnen) zijn de verplichtingen van marktdeelnemers in hoofdstuk III, afdeling 1, van de GPSR niet van toepassing (artikel 2, lid 1, derde alinea, onder b)); de wetgeving zelf vereist het dossier. Onder de laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU bijvoorbeeld stelt de fabrikant de technische documentatie van bijlage III op voordat hij de verklaring opstelt en de CE-markering aanbrengt, en bewaart hij deze gedurende 10 jaar (artikel 6, leden 2 en 3). Bijlage III noemt de algemene beschrijving, tekeningen, toelichtingen, toegepaste normen, ontwerpberekeningen, onderzoeken en testrapporten, samen met een adequate analyse en beoordeling van de risico's.^[1][2]

Importeurs voelen de leemte het eerst. Voordat een importeur een product in de handel brengt, zorgt hij ervoor dat de fabrikant de technische documentatie heeft opgesteld, en een importeur die redenen heeft om aan te nemen dat die ontbreekt, brengt het product niet in de handel totdat de leemte is gedicht (GPSR, artikel 11, leden 1 en 2). De importeur bewaart vervolgens gedurende 10 jaar een kopie van de documentatie (artikel 11, lid 6).^[1]

Een ontbrekend dossier is handhaafbaar, ook als het product zelf veilig is. Markttoezichtautoriteiten kunnen documenten in elke vorm opvragen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 14, lid 4, onder a)), de marktdeelnemer opdragen formele niet-conformiteit te herstellen en, als er niets gebeurt, ervoor zorgen dat het product uit de handel wordt genomen of wordt teruggeroepen (artikel 16, leden 3 en 5).^[3]