Une autorité nous demande notre documentation technique

La documentation technique est rédigée pour ce moment précis. Au titre du règlement (UE) 2023/988 relatif à la sécurité générale des produits (GPSR), le fabricant l'établit avant de mettre le produit sur le marché, la tient à jour, la conserve à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant 10 ans et la met à leur disposition sur demande (article 9, § 2 et 3). Le Guide bleu de la Commission fait courir ces délais à partir de la dernière unité du modèle mise sur le marché (notes 115 et 142). Les importateurs en conservent une copie pendant les mêmes 10 ans et veillent à ce que les documents puissent être mis à disposition sur demande (article 11, § 6). Pour les produits soumis à la législation d'harmonisation de l'Union, le chapitre III, section 1, du GPSR (articles 9 à 18) ne s'applique pas, et ce sont les règles de documentation propres à l'acte qui s'appliquent (article 2, § 1, troisième alinéa, point b)).^[1]

Les directives du marquage CE énoncent la même obligation dans leurs propres termes. Au titre de la directive Basse tension 2014/35/UE, le fabricant conserve la documentation technique et la déclaration pendant 10 ans (article 6, § 3) et, sur demande motivée, fournit toutes les informations et tous les documents sur support papier ou électronique, dans une langue facilement compréhensible par l'autorité (article 6, § 9) ; l'importateur conserve une copie de la déclaration et veille à ce que la documentation technique puisse être mise à disposition (article 8, § 8). L'annexe III énumère le contenu d'un dossier du module A : une description générale, les dessins de conception et de fabrication, les explications nécessaires pour les comprendre, les normes appliquées, les calculs de conception et les examens effectués, et les rapports d'essai, ainsi qu'une analyse et une évaluation adéquates des risques. La directive 2014/53/UE sur les équipements radioélectriques ajoute que, lorsque la documentation ne présente pas de données suffisantes, l'autorité peut demander au fabricant ou à l'importateur de faire procéder à un essai à leurs frais (article 21, § 4).^[4][5]

La directive relative à la sécurité des jouets est la plus précise sur les délais. La documentation technique peut être rédigée dans n'importe quelle langue officielle de l'Union, sous réserve de l'article 20, § 5 ; sur demande motivée, le fabricant fournit une traduction des parties pertinentes dans la langue de l'État membre concerné. L'autorité peut fixer un délai de 30 jours pour la réception du dossier ou de la traduction, sauf si un délai plus court se justifie par un risque grave et immédiat (directive 2009/48/CE, article 21, § 2 et 3). Si le fabricant ne s'exécute pas, l'autorité peut exiger un essai par un organisme notifié aux frais du fabricant (article 21, § 4).^[3]

Derrière chaque demande se trouvent les pouvoirs généraux de l'autorité. Le règlement (UE) 2019/1020 lui permet d'exiger des opérateurs économiques qu'ils fournissent les documents, spécifications techniques, données et informations relatifs à la conformité, sous quelque forme que ce soit et où qu'ils soient stockés, et d'en prendre copie (article 14, § 4, point a)). Pour les produits relevant des actes énumérés à l'article 4, § 5, l'opérateur économique établi dans l'Union doit répondre à une demande motivée en fournissant toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer la conformité, dans une langue que l'autorité comprend facilement (article 4, § 3, point b)). Un dossier manquant ou incomplet peut donner lieu à une injonction de régularisation puis, à défaut, à un retrait ou à un rappel (article 16, § 3 et 5).^[2]