De EU-conformiteitsverklaring is vastgelegd in de referentiebepalingen van Besluit nr. 768/2008/EG, die de productrichtlijnen en -verordeningen van het Nieuwe Wetgevingskader in hun eigen tekst overnemen. Artikel R10 van bijlage I bepaalt dat de verklaring moet aangeven dat is aangetoond dat aan de eisen van de toepasselijke wetgeving is voldaan, dat zij de modelstructuur van bijlage III volgt, dat zij de elementen bevat die zijn vastgelegd in de toepasselijke conformiteitsbeoordelingsmodule, en dat zij actueel moet worden gehouden en moet worden vertaald in de talen die worden vereist door de lidstaat waar het product in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden. Door de verklaring op te stellen, neemt de fabrikant de verantwoordelijkheid voor de conformiteit van het product op zich.
Artikel R2, lid 2, van dezelfde bijlage koppelt de verklaring aan het onderliggende proces: de fabrikant stelt de technische documentatie op, voert de conformiteitsbeoordelingsprocedure uit en stelt de verklaring pas op en brengt de CE-markering pas aan wanneer die procedure de conformiteit heeft aangetoond. Het model in bijlage III vraagt om de productidentificatie, naam en adres van de fabrikant of gemachtigde, de toegepaste wetgeving, de gebruikte geharmoniseerde normen of andere specificaties, in voorkomend geval de aangemelde instantie, en een gedateerde handtekening.
Voor een importeur of een verantwoordelijke persoon onder artikel 4 van Verordening (EU) 2019/1020 bestaat de praktische verplichting erin te verifiëren dat de verklaring is opgesteld, deze gedurende de vereiste periode ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten te houden en deze op verzoek te kunnen overleggen. Onder de verordening speelgoedveiligheid, die van toepassing is vanaf 1 augustus 2030, vervangt het digitale productpaspoort de afzonderlijke verklaring wanneer dit alle informatie bevat die de verklaring vereist.