La dichiarazione di conformità UE è definita nelle disposizioni di riferimento della decisione n. 768/2008/CE, che le direttive e i regolamenti di prodotto del nuovo quadro legislativo riprendono nel proprio testo. L’articolo R10 dell’Allegato I prevede che la dichiarazione attesti che è stato dimostrato il rispetto dei requisiti della normativa pertinente, che segua la struttura del modello di cui all’Allegato III, che contenga gli elementi indicati nel modulo di valutazione della conformità applicabile e che sia tenuta aggiornata e tradotta nelle lingue richieste dallo Stato membro in cui il prodotto è immesso o messo a disposizione sul mercato. Redigendola, il fabbricante si assume la responsabilità della conformità del prodotto.
L’articolo R2, paragrafo 2, dello stesso Allegato collega la dichiarazione al processo che la precede: il fabbricante redige la documentazione tecnica, esegue la procedura di valutazione della conformità e solo se tale procedura ha dimostrato la conformità redige la dichiarazione e appone la marcatura CE. Il modello dell’Allegato III richiede l’identificazione del prodotto, il nome e l’indirizzo del fabbricante o del rappresentante autorizzato, la normativa applicata, le norme armonizzate o le altre specifiche utilizzate, l’organismo notificato, se pertinente, e una firma datata.
Per un importatore o una persona responsabile ai sensi dell’articolo 4 del regolamento (UE) 2019/1020, l’obbligo pratico consiste nel verificare che la dichiarazione sia stata redatta, nel tenerla a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per il periodo richiesto e nel poterla esibire su richiesta. Ai sensi del regolamento sulla sicurezza dei giocattoli, che si applica dal 1° agosto 2030, il passaporto digitale del prodotto sostituisce la dichiarazione separata quando contiene tutte le informazioni che la dichiarazione richiede.