EU-overensstemmelseserklæringen er defineret i de referencebestemmelser i afgørelse nr. 768/2008/EF, som produktdirektiverne og -forordningerne under den nye lovgivningsmæssige ramme (NLF) kopierer ind i deres egen tekst. Artikel R10 i bilag I fastsætter, at erklæringen skal angive, at opfyldelsen af kravene i den relevante lovgivning er blevet påvist, at den følger modelstrukturen i bilag III, at den indeholder de elementer, der er angivet i det gældende overensstemmelsesvurderingsmodul, og at den skal holdes ajour og oversættes til de sprog, som den medlemsstat, hvor produktet bringes i omsætning eller gøres tilgængeligt, kræver. Ved at udarbejde den påtager fabrikanten sig ansvaret for produktets overensstemmelse.
Artikel R2, stk. 2, i samme bilag knytter erklæringen til processen bag den: fabrikanten udarbejder den tekniske dokumentation, gennemfører overensstemmelsesvurderingsproceduren, og først når den procedure har påvist overensstemmelse, udarbejder fabrikanten erklæringen og anbringer CE-mærkningen. Modellen i bilag III kræver produktidentifikationen, navn og adresse på fabrikanten eller den bemyndigede repræsentant, den anvendte lovgivning, de anvendte harmoniserede standarder eller andre specifikationer, det bemyndigede organ, hvor det er relevant, samt en dateret underskrift.
For en importør eller en ansvarlig person i henhold til artikel 4 i forordning (EU) 2019/1020 er den praktiske pligt at kontrollere, at erklæringen er udarbejdet, at holde den til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne i den krævede periode og at kunne fremlægge den efter anmodning. Efter legetøjssikkerhedsforordningen, der finder anvendelse fra den 1. august 2030, erstatter det digitale produktpas den separate erklæring, når det indeholder alle de oplysninger, erklæringen skal indeholde.