Deklaracja zgodności UE jest zdefiniowana we wspólnych przepisach referencyjnych decyzji nr 768/2008/WE, które dyrektywy i rozporządzenia produktowe nowych ram prawnych przejmują do własnego tekstu. Zgodnie z art. R10 załącznika I w deklaracji stwierdza się, że wykazano spełnienie wymagań odnośnego prawodawstwa, że ma ona strukturę wzoru z załącznika III, że zawiera elementy określone we właściwym module oceny zgodności oraz że należy ją aktualizować i tłumaczyć na języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu lub udostępniany na rynku. Sporządzając deklarację, producent przejmuje odpowiedzialność za zgodność produktu.
Art. R2 ust. 2 tego samego załącznika wiąże deklarację z procesem, który za nią stoi: producent sporządza dokumentację techniczną, przeprowadza procedurę oceny zgodności i dopiero wtedy, gdy procedura ta wykazała zgodność, sporządza deklarację i umieszcza oznakowanie CE. Wzór z załącznika III wymaga podania identyfikacji produktu, nazwy i adresu producenta lub upoważnionego przedstawiciela, zastosowanego prawodawstwa, użytych norm zharmonizowanych lub innych specyfikacji, w stosownych przypadkach jednostki notyfikowanej oraz opatrzonego datą podpisu.
Dla importera lub osoby odpowiedzialnej w rozumieniu art. 4 rozporządzenia (UE) 2019/1020 praktyczny obowiązek polega na sprawdzeniu, czy deklaracja została sporządzona, przechowywaniu jej do dyspozycji organów nadzoru rynku przez wymagany okres oraz na możliwości przedstawienia jej na żądanie. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie bezpieczeństwa zabawek, które ma zastosowanie od 1 sierpnia 2030 r., cyfrowy paszport produktu zastępuje odrębną deklarację, jeżeli zawiera wszystkie informacje, których wymaga deklaracja.