La déclaration UE de conformité est définie dans les dispositions de référence de la décision n° 768/2008/CE, que les directives et règlements produits du nouveau cadre législatif reprennent dans leur propre texte. L’article R10 de l’annexe I dispose que la déclaration atteste que le respect des exigences de la législation concernée a été démontré, qu’elle suit la structure type de l’annexe III, qu’elle contient les éléments spécifiés dans le module d’évaluation de la conformité applicable, et qu’elle doit être tenue à jour et traduite dans les langues exigées par l’État membre où le produit est mis sur le marché ou mis à disposition. En l’établissant, le fabricant assume la responsabilité de la conformité du produit.
L’article R2, paragraphe 2, de la même annexe relie la déclaration au processus qui la précède : le fabricant établit la documentation technique, met en œuvre la procédure d’évaluation de la conformité, et ce n’est que lorsque cette procédure a démontré la conformité qu’il établit la déclaration et appose le marquage CE. Le modèle de l’annexe III demande l’identification du produit, le nom et l’adresse du fabricant ou de son mandataire, la législation appliquée, les normes harmonisées ou autres spécifications utilisées, l’organisme notifié le cas échéant, et une signature datée.
Pour un importateur ou une personne responsable au sens de l’article 4 du règlement (UE) 2019/1020, l’obligation pratique consiste à vérifier que la déclaration a été établie, à la tenir à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant la durée requise, et à pouvoir la produire sur demande. En vertu du règlement Sécurité des jouets, applicable à compter du 1er août 2030, le passeport numérique du produit remplace la déclaration distincte lorsqu’il contient toutes les informations que celle-ci exige.