La declaración UE de conformidad se define en las disposiciones de referencia de la Decisión n.º 768/2008/CE, que las directivas y reglamentos sectoriales del marco legislativo nuevo (NLF) reproducen en su propio texto. El artículo R10 del anexo I establece que la declaración debe indicar que se ha demostrado el cumplimiento de los requisitos de la legislación pertinente, que sigue el modelo estructural del anexo III, que contiene los elementos especificados en el módulo de evaluación de la conformidad aplicable, y que debe mantenerse actualizada y traducirse a las lenguas exigidas por el Estado miembro en el que el producto se introduzca en el mercado o se comercialice. Al redactarla, el fabricante asume la responsabilidad de la conformidad del producto.
El artículo R2, apartado 2, del mismo anexo vincula la declaración con el proceso previo: el fabricante elabora la documentación técnica, lleva a cabo el procedimiento de evaluación de la conformidad y, solo cuando dicho procedimiento ha demostrado la conformidad, redacta la declaración y coloca el marcado CE. El modelo del anexo III exige la identificación del producto, el nombre y la dirección del fabricante o de su representante autorizado, la legislación aplicada, las normas armonizadas u otras especificaciones utilizadas, el organismo notificado cuando proceda, y una firma fechada.
Para un importador o una persona responsable en virtud del artículo 4 del Reglamento (UE) 2019/1020, la obligación práctica consiste en comprobar que se ha redactado la declaración, mantenerla a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado durante el periodo exigido y poder presentarla cuando se solicite. En virtud del Reglamento sobre la seguridad de los juguetes, aplicable a partir del 1 de agosto de 2030, el pasaporte digital de producto sustituye a la declaración independiente cuando contiene toda la información que esta exige.