Die EU-Konformitätserklärung ist in den Referenzbestimmungen des Beschlusses Nr. 768/2008/EG definiert, die die Produktrichtlinien und -verordnungen des Neuen Rechtsrahmens in ihren eigenen Text übernehmen. Artikel R10 des Anhangs I legt fest, dass die Erklärung angeben muss, dass die Erfüllung der Anforderungen der einschlägigen Rechtsvorschriften nachgewiesen wurde, dass sie der Mustergliederung in Anhang III folgt, dass sie die im jeweils anwendbaren Konformitätsbewertungsmodul festgelegten Angaben enthält, und dass sie auf dem neuesten Stand gehalten und in die Sprachen übersetzt werden muss, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem das Produkt in Verkehr gebracht oder auf dem Markt bereitgestellt wird. Mit ihrer Erstellung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für die Konformität des Produkts.
Artikel R2 Absatz 2 desselben Anhangs verknüpft die Erklärung mit dem vorgelagerten Prozess: Der Hersteller erstellt die technischen Unterlagen, führt das Konformitätsbewertungsverfahren durch und stellt die Erklärung erst dann aus und bringt die CE-Kennzeichnung erst dann an, wenn dieses Verfahren die Konformität nachgewiesen hat. Das Muster in Anhang III verlangt die Produktidentifikation, Name und Anschrift des Herstellers oder Bevollmächtigten, die angewandten Rechtsvorschriften, die verwendeten harmonisierten Normen oder sonstigen Spezifikationen, gegebenenfalls die notifizierte Stelle sowie eine datierte Unterschrift.
Für einen Einführer oder eine verantwortliche Person nach Artikel 4 der Verordnung (EU) 2019/1020 besteht die praktische Pflicht darin, zu prüfen, dass die Erklärung erstellt wurde, sie für den vorgeschriebenen Zeitraum für die Marktüberwachungsbehörden bereitzuhalten und sie auf Verlangen vorlegen zu können. Nach der Spielzeugsicherheitsverordnung, die ab dem 1. August 2030 gilt, ersetzt der digitale Produktpass die gesonderte Erklärung, sofern er alle von der Erklärung geforderten Angaben enthält.