Per quanto tempo conservare i documenti di conformità?

Il quadro comune del diritto dei prodotti non fissa un unico periodo di conservazione. L’articolo R2, paragrafo 3, dell’allegato I della decisione n. 768/2008/CE lascia il periodo a ciascun atto, «da specificare in proporzione al ciclo di vita del prodotto e al livello di rischio», con decorrenza dall’immissione del prodotto sul mercato. L’articolo 4, paragrafo 5, lettera b), consente a un atto di modificare i periodi previsti nei moduli di valutazione della conformità. In pratica, gli atti principali hanno scelto 10 anni.^[3]

La direttiva Bassa tensione 2014/35/UE impone al fabbricante di conservare la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE per 10 anni dall’immissione del materiale elettrico sul mercato (art. 6, par. 3). Il mandato del mandatario deve consentirgli di tenere entrambe a disposizione delle autorità per gli stessi 10 anni (art. 7, par. 2, lett. a)). Gli importatori conservano per 10 anni una copia della dichiarazione e garantiscono che la documentazione tecnica possa essere messa a disposizione su richiesta (art. 8, par. 8). Gli operatori economici devono essere in grado di identificare per 10 anni chi ha fornito loro i prodotti e a chi li hanno forniti (art. 11). Il regolamento (UE) 2016/425 sui DPI prevede gli stessi 10 anni per il fabbricante (art. 8, par. 3), che conserva per 10 anni insieme alla documentazione tecnica anche il certificato di esame UE del tipo (allegato V, punto 9). Lo stesso vale per la direttiva sulle apparecchiature radio 2014/53/UE (art. 10, par. 4) e per la direttiva sulla sicurezza dei giocattoli 2009/48/CE (art. 4, par. 3). Dal 1° agosto 2030 il regolamento sulla sicurezza dei giocattoli (UE) 2025/2509 richiede di conservare per 10 anni la documentazione tecnica e il passaporto digitale del prodotto (art. 7, par. 3); il suo considerando 50 fa decorrere tale periodo fino a 10 anni dopo l’ultimo esemplare del modello di giocattolo immesso sul mercato. La Guida blu della Commissione interpreta allo stesso modo il periodo di 10 anni per tutti i prodotti, per fabbricanti e importatori (note 115 e 142). Per i prodotti soggetti agli atti elencati all’articolo 4, paragrafo 5, il regolamento (UE) 2019/1020 chiede all’operatore stabilito nell’UE di tenere la dichiarazione a disposizione «per il periodo richiesto da tale normativa» (art. 4, par. 3, lett. a)).^{[1][1][6][7][8][9][10][4]}

Il regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti (GPSR) aggiunge periodi per i prodotti esclusi dagli atti CE. Il fabbricante conserva la documentazione tecnica per 10 anni (art. 9, par. 3) e l’importatore ne conserva una copia per 10 anni dall’immissione del prodotto sul mercato (art. 11, par. 6). Gli operatori economici devono poter presentare per 10 anni la descrizione dei rischi, dei reclami, degli incidenti e delle misure correttive (art. 15, par. 4) e, per sei anni, i nomi degli operatori che li hanno riforniti o che hanno rifornito (art. 15, par. 5). I dati personali nel registro dei reclami hanno un limite massimo: solo per il tempo necessario all’indagine e comunque non oltre cinque anni dall’inserimento (artt. 9, par. 13, e 11, par. 11). L’articolo 2, paragrafo 1, terzo comma, lettera b), stabilisce che il capo III, sezione 1, che comprende gli articoli da 9 a 18, non si applica ai prodotti soggetti alla normativa di armonizzazione dell’Unione.^[2]

Gli atti più recenti aggiungono la conservazione online. Ai sensi del regolamento macchine (UE) 2023/1230, che si applica dal 20 gennaio 2027 (art. 54), le istruzioni digitali devono restare accessibili online durante la vita utile prevista della macchina e per almeno 10 anni dopo l’immissione sul mercato, e lo stesso vale per una dichiarazione di conformità digitale, per almeno 10 anni (art. 10, par. 7, lett. c), e par. 8). Anche gli organismi notificati tengono propri registri: ai sensi del regolamento sui DPI, l’organismo notificato conserva una copia del certificato di esame UE del tipo e del fascicolo tecnico per cinque anni dopo la scadenza del certificato (allegato V, punto 8).^[5][6]