Hoe lang moeten wij conformiteitsdocumenten bewaren?

Het gemeenschappelijk kader voor productwetgeving legt geen enkele bewaartermijn vast. Artikel R2, lid 3, in bijlage I bij Besluit nr. 768/2008/EG laat de termijn over aan elke handeling, ‘vast te stellen in verhouding tot de levenscyclus van het product en het risiconiveau’, te rekenen vanaf het moment waarop het product in de handel is gebracht. Artikel 4, lid 5, onder b), staat toe dat een handeling de termijnen in de modules voor de conformiteitsbeoordeling wijzigt. In de praktijk hebben de belangrijkste handelingen voor 10 jaar gekozen.^[3]

De laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU verplicht de fabrikant om de technische documentatie en de EU-conformiteitsverklaring 10 jaar te bewaren nadat het elektrisch materiaal in de handel is gebracht (artikel 6, lid 3). Het mandaat van een gemachtigde moet hem toestaan beide gedurende dezelfde 10 jaar ter beschikking van de autoriteiten te houden (artikel 7, lid 2, onder a)). Importeurs bewaren gedurende 10 jaar een kopie van de verklaring en zorgen ervoor dat de technische documentatie op verzoek beschikbaar kan worden gesteld (artikel 8, lid 8). Marktdeelnemers moeten gedurende 10 jaar kunnen aangeven wie hun hebben geleverd en aan wie zij hebben geleverd (artikel 11). De PBM-verordening (EU) 2016/425 stelt dezelfde 10 jaar vast voor de fabrikant (artikel 8, lid 3), die ook het EU-typeonderzoekscertificaat gedurende 10 jaar samen met de technische documentatie bewaart (bijlage V, punt 9). Hetzelfde geldt voor Richtlijn radioapparatuur 2014/53/EU (artikel 10, lid 4) en de speelgoedrichtlijn 2009/48/EG (artikel 4, lid 3). Vanaf 1 augustus 2030 verplicht de Speelgoedveiligheidsverordening (EU) 2025/2509 tot het bewaren van de technische documentatie en het digitale productpaspoort gedurende 10 jaar (artikel 7, lid 3); overweging 50 rekent die termijn tot 10 jaar nadat het laatste exemplaar van het speelgoedmodel in de handel is gebracht. De Blue Guide van de Commissie leest de termijn van 10 jaar op dezelfde wijze voor alle producten, voor fabrikanten en importeurs gelijk (voetnoten 115 en 142). Voor producten onder de handelingen die in artikel 4, lid 5, van Verordening (EU) 2019/1020 worden genoemd, verlangt die verordening van de in de EU gevestigde marktdeelnemer dat hij de verklaring beschikbaar houdt ‘gedurende de in die wetgeving vereiste periode’ (artikel 4, lid 3, onder a)).^{[1][1][6][7][8][9][10][4]}

De verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 voegt termijnen toe voor producten buiten de CE-handelingen. De fabrikant bewaart de technische documentatie 10 jaar (artikel 9, lid 3) en de importeur bewaart gedurende 10 jaar nadat het product in de handel is gebracht een kopie ervan (artikel 11, lid 6). Marktdeelnemers moeten gedurende 10 jaar de beschrijving van de risico's, klachten, ongevallen en corrigerende maatregelen kunnen overleggen (artikel 15, lid 4), en gedurende zes jaar de namen van de marktdeelnemers die hun hebben geleverd of aan wie zij hebben geleverd (artikel 15, lid 5). Voor persoonsgegevens in het klachtenregister geldt een maximum: alleen zolang het onderzoek ze nodig heeft, en niet langer dan vijf jaar nadat zij zijn ingevoerd (artikel 9, lid 13, en artikel 11, lid 11). Artikel 2, lid 1, derde alinea, onder b), bepaalt dat hoofdstuk III, afdeling 1, met de artikelen 9 tot en met 18, niet van toepassing is op producten die onder Uniewetgeving tot harmonisatie vallen.^[2]

Nieuwere handelingen voegen een online bewaarplicht toe. Op grond van de Machineverordening (EU) 2023/1230, die vanaf 20 januari 2027 van toepassing is (artikel 54), moeten digitale instructies online toegankelijk blijven gedurende de verwachte levensduur van de machine en ten minste 10 jaar nadat zij in de handel is gebracht, en een digitale conformiteitsverklaring eveneens ten minste 10 jaar (artikel 10, lid 7, onder c), en lid 8). Ook aangemelde instanties bewaren hun eigen stukken: op grond van de PBM-verordening bewaart de aangemelde instantie een kopie van het EU-typeonderzoekscertificaat en het technisch dossier gedurende vijf jaar nadat het certificaat is verlopen (bijlage V, punt 8).^[5][6]