Wie lange müssen wir Compliance-Unterlagen aufbewahren?

Der gemeinsame Rahmen für das Produktrecht legt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist fest. Artikel R2 Absatz 3 in Anhang I des Beschlusses Nr. 768/2008/EG überlässt die Frist dem jeweiligen Rechtsakt, „entsprechend dem Lebenszyklus des Produkts und dem Grad des Risikos festzulegen“, gerechnet ab dem Inverkehrbringen des Produkts. Artikel 4 Absatz 5 Buchstabe b erlaubt es einem Rechtsakt, die in den Modulen der Konformitätsbewertung festgelegten Fristen zu ändern. In der Praxis haben die wichtigsten Rechtsakte 10 Jahre gewählt.^[3]

Die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU verpflichtet den Hersteller, die technischen Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung 10 Jahre lang nach dem Inverkehrbringen des elektrischen Betriebsmittels aufzubewahren (Artikel 6 Absatz 3). Das Mandat eines Bevollmächtigten muss ihm erlauben, beides für denselben Zeitraum von 10 Jahren für die Behörden bereitzuhalten (Artikel 7 Absatz 2 Buchstabe a). Einführer bewahren eine Kopie der Erklärung 10 Jahre lang auf und stellen sicher, dass die technischen Unterlagen auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können (Artikel 8 Absatz 8). Wirtschaftsakteure müssen 10 Jahre lang angeben können, wer sie beliefert hat und wen sie beliefert haben (Artikel 11). Die PSA-Verordnung (EU) 2016/425 sieht für den Hersteller dieselben 10 Jahre vor (Artikel 8 Absatz 3); er bewahrt außerdem die EU-Baumusterprüfbescheinigung 10 Jahre lang zusammen mit den technischen Unterlagen auf (Anhang V Nummer 9). Dasselbe gilt für die Funkanlagenrichtlinie 2014/53/EU (Artikel 10 Absatz 4) und die Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG (Artikel 4 Absatz 3). Ab dem 1. August 2030 verlangt die Spielzeugverordnung (EU) 2025/2509, dass die technischen Unterlagen und der digitale Produktpass 10 Jahre lang aufbewahrt werden (Artikel 7 Absatz 3); nach ihrem Erwägungsgrund 50 läuft diese Frist bis 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen der letzten Einheit des Spielzeugmodells. Der Blue Guide der Kommission liest die Frist von 10 Jahren für alle Produkte in gleicher Weise, für Hersteller wie für Einführer (Fußnoten 115 und 142). Für Produkte, die unter die in Artikel 4 Absatz 5 aufgeführten Rechtsakte fallen, verlangt die Verordnung (EU) 2019/1020 vom in der EU ansässigen Wirtschaftsakteur, die Erklärung „für den in diesen Rechtsvorschriften geforderten Zeitraum“ bereitzuhalten (Artikel 4 Absatz 3 Buchstabe a).^{[1][1][6][7][8][9][10][4]}

Die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) ergänzt Fristen für Produkte außerhalb der CE-Rechtsakte. Der Hersteller bewahrt die technische Dokumentation 10 Jahre lang auf (Artikel 9 Absatz 3), und der Einführer bewahrt eine Kopie 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts auf (Artikel 11 Absatz 6). Wirtschaftsakteure müssen die Beschreibung von Risiken, Beschwerden, Unfällen und Korrekturmaßnahmen 10 Jahre lang vorlegen können (Artikel 15 Absatz 4) sowie die Namen der Wirtschaftsakteure, von denen sie Produkte bezogen haben oder an die sie geliefert haben, sechs Jahre lang (Artikel 15 Absatz 5). Für personenbezogene Daten im Beschwerderegister gilt eine Höchstfrist: nur so lange, wie die Untersuchung sie braucht, und nicht länger als fünf Jahre nach der Eintragung (Artikel 9 Absatz 13 und Artikel 11 Absatz 11). Nach Artikel 2 Absatz 1 Unterabsatz 3 Buchstabe b gilt Kapitel III Abschnitt 1, der die Artikel 9 bis 18 enthält, nicht für Produkte, die Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union unterliegen.^[2]

Neuere Rechtsakte ergänzen die Aufbewahrung im Internet. Nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 gilt (Artikel 54), müssen digitale Anleitungen während der erwarteten Lebensdauer der Maschine und mindestens 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich bleiben, und eine digitale Konformitätserklärung ebenfalls mindestens 10 Jahre (Artikel 10 Absatz 7 Buchstabe c und Absatz 8). Auch notifizierte Stellen bewahren eigene Unterlagen auf: Nach der PSA-Verordnung hält die notifizierte Stelle eine Kopie der EU-Baumusterprüfbescheinigung und der technischen Unterlagen fünf Jahre nach Ablauf der Bescheinigung vor (Anhang V Nummer 8).^[5][6]