Jak długo trzeba przechowywać dokumenty zgodności?

Wspólne ramy prawa produktowego nie ustalają jednego okresu przechowywania. Art. R2 ust. 3 w załączniku I do decyzji nr 768/2008/WE pozostawia okres poszczególnym aktom, „określany proporcjonalnie do cyklu życia produktu i poziomu ryzyka”, liczony od wprowadzenia produktu do obrotu. Art. 4 ust. 5 lit. b) pozwala aktowi zmienić okresy ustalone w modułach oceny zgodności. W praktyce główne akty wybrały 10 lat.^[3]

Dyrektywa niskonapięciowa 2014/35/UE wymaga od producenta przechowywania dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE przez 10 lat od wprowadzenia sprzętu elektrycznego do obrotu (art. 6 ust. 3). Pełnomocnictwo upoważnionego przedstawiciela musi umożliwiać mu przechowywanie obu dokumentów do dyspozycji organów przez te same 10 lat (art. 7 ust. 2 lit. a)). Importerzy przechowują kopię deklaracji przez 10 lat i zapewniają, że dokumentacja techniczna może zostać udostępniona na żądanie (art. 8 ust. 8). Podmioty gospodarcze muszą być w stanie wskazać przez 10 lat, kto dostarczył im produkty i komu je dostarczyły (art. 11). Rozporządzenie w sprawie ŚOI (UE) 2016/425 ustala te same 10 lat dla producenta (art. 8 ust. 3), który przechowuje także certyfikat badania typu UE razem z dokumentacją techniczną przez 10 lat (załącznik V pkt 9). To samo dotyczy dyrektywy w sprawie urządzeń radiowych 2014/53/UE (art. 10 ust. 4) i dyrektywy w sprawie zabawek 2009/48/WE (art. 4 ust. 3). Od 1 sierpnia 2030 r. rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa zabawek (UE) 2025/2509 wymaga przechowywania dokumentacji technicznej i cyfrowego paszportu produktu przez 10 lat (art. 7 ust. 3); jego motyw 50 liczy ten okres do upływu 10 lat od wprowadzenia do obrotu ostatniego egzemplarza modelu zabawki. Niebieski przewodnik Komisji odczytuje 10-letni okres w ten sam sposób dla wszystkich produktów, zarówno dla producentów, jak i importerów (przypisy 115 i 142). W przypadku produktów podlegających aktom wymienionym w jego art. 4 ust. 5 rozporządzenie (UE) 2019/1020 wymaga od podmiotu z siedzibą w UE, aby przechowywał deklarację do dyspozycji „przez okres wymagany przez to prawodawstwo” (art. 4 ust. 3 lit. a)).^{[1][1][6][7][8][9][10][4]}

Rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (UE) 2023/988 dodaje okresy dla produktów spoza aktów CE. Producent przechowuje dokumentację techniczną przez 10 lat (art. 9 ust. 3), a importer przechowuje kopię przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu (art. 11 ust. 6). Podmioty gospodarcze muszą być w stanie przedstawić opis ryzyk, skarg, wypadków i środków naprawczych za okres 10 lat (art. 15 ust. 4) oraz nazwy podmiotów, które im dostarczyły produkty lub którym je dostarczyły, za okres sześciu lat (art. 15 ust. 5). Dane osobowe w rejestrze skarg mają górną granicę: tylko tak długo, jak potrzeba do badania sprawy, i nie dłużej niż pięć lat od wprowadzenia (art. 9 ust. 13 i art. 11 ust. 11). Art. 2 ust. 1 akapit trzeci lit. b) stanowi, że rozdział III sekcja 1, obejmująca art. 9–18, nie ma zastosowania do produktów podlegających unijnemu prawodawstwu harmonizacyjnemu.^[2]

Nowsze akty dodają przechowywanie online. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie maszyn (UE) 2023/1230, które stosuje się od 20 stycznia 2027 r. (art. 54), instrukcje cyfrowe muszą pozostać dostępne online przez przewidywany okres użytkowania maszyny i co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu, a cyfrowa deklaracja zgodności również co najmniej 10 lat (art. 10 ust. 7 lit. c) i ust. 8). Jednostki notyfikowane prowadzą też własne rejestry: zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ŚOI jednostka notyfikowana przechowuje kopię certyfikatu badania typu UE i dokumentacji technicznej przez pięć lat po wygaśnięciu certyfikatu (załącznik V pkt 8).^[5][6]