Hur länge måste vi spara överensstämmelsedokument?

Den gemensamma ramen för produktlagstiftningen fastställer inte en enda bevarandetid. Artikel R2.3 i bilaga I till beslut nr 768/2008/EG överlåter tiden åt varje rättsakt, ”som ska anges i proportion till produktens livscykel och risknivå”, räknad från det att produkten släpptes ut på marknaden. Artikel 4.5 b gör det möjligt för en rättsakt att ändra de tider som anges i modulerna för bedömning av överensstämmelse. I praktiken valde de viktigaste rättsakterna 10 år.^[3]

Lågspänningsdirektivet 2014/35/EU kräver att tillverkaren sparar den tekniska dokumentationen och EU-försäkran om överensstämmelse i 10 år efter att den elektriska utrustningen har släppts ut på marknaden (artikel 6.3). En representants mandat ska göra det möjligt för representanten att hålla båda tillgängliga för myndigheterna under samma 10 år (artikel 7.2 a). Importörer sparar en kopia av försäkran i 10 år och säkerställer att den tekniska dokumentationen kan göras tillgänglig på begäran (artikel 8.8). Ekonomiska aktörer måste under 10 år kunna identifiera vem som levererat till dem och till vem de har levererat (artikel 11). Förordningen om personlig skyddsutrustning (EU) 2016/425 fastställer samma 10 år för tillverkaren (artikel 8.3), som också sparar EU-typkontrollintyget tillsammans med den tekniska dokumentationen i 10 år (bilaga V punkt 9). Detsamma gäller radioutrustningsdirektivet 2014/53/EU (artikel 10.4) och leksaksdirektivet 2009/48/EG (artikel 4.3). Från och med den 1 augusti 2030 kräver leksaksförordningen (EU) 2025/2509 att den tekniska dokumentationen och det digitala produktpasset sparas i 10 år (artikel 7.3); i skäl 50 räknas den tiden till 10 år efter att den sista enheten av leksaksmodellen släpptes ut på marknaden. Kommissionens Blue Guide tolkar tiden på 10 år på samma sätt för alla produkter, både för tillverkare och importörer (fotnot 115 och 142). För produkter som omfattas av de rättsakter som förtecknas i artikel 4.5 ber förordning (EU) 2019/1020 den EU-baserade aktören att hålla försäkran tillgänglig ”under den tid som krävs enligt den lagstiftningen” (artikel 4.3 a).^{[1][1][6][7][8][9][10][4]}

Förordningen om allmän produktsäkerhet (EU) 2023/988 lägger till tider för produkter utanför CE-rättsakterna. Tillverkaren sparar den tekniska dokumentationen i 10 år (artikel 9.3) och importören sparar en kopia i 10 år efter att produkten släppts ut på marknaden (artikel 11.6). Ekonomiska aktörer måste under 10 år kunna lämna beskrivningen av risker, klagomål, olyckor och korrigerande åtgärder (artikel 15.4), och namnen på de aktörer som levererat till dem eller som de levererat till under sex år (artikel 15.5). Personuppgifter i klagomålsregistret har ett tak: bara så länge som utredningen kräver, och högst fem år efter registreringen (artikel 9.13 och 11.11). Enligt artikel 2.1 tredje stycket led b gäller kapitel III avsnitt 1, som innehåller artiklarna 9–18, inte produkter som omfattas av unionens harmoniseringslagstiftning.^[2]

Nyare rättsakter lägger till bevarande online. Enligt maskinförordningen (EU) 2023/1230, som tillämpas från och med den 20 januari 2027 (artikel 54), ska digitala bruksanvisningar förbli tillgängliga online under maskinens förväntade livslängd och i minst 10 år efter utsläppandet på marknaden, och en digital försäkran om överensstämmelse likaså i minst 10 år (artikel 10.7 c och 10.8). Anmälda organ sparar också sina egna handlingar: enligt förordningen om personlig skyddsutrustning sparar det anmälda organet en kopia av EU-typkontrollintyget och den tekniska filen i fem år efter att intyget har löpt ut (bilaga V punkt 8).^[5][6]