I nostri documenti di conformità sono sparsi ovunque

I file sparsi non sono una categoria giuridica, ma gli obblighi che mettono a rischio lo sono. Ai sensi del regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti (GPSR), il fabbricante effettua un’analisi interna dei rischi e redige la documentazione tecnica prima di immettere un prodotto sul mercato (art. 9, par. 2). Deve assicurarsi che la documentazione sia aggiornata, tenerla a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per 10 anni dopo l’immissione del prodotto sul mercato e metterla a disposizione su richiesta (art. 9, par. 3). Gli importatori ne conservano una copia per 10 anni dopo l’immissione del prodotto sul mercato (art. 11, par. 6). Ai sensi dell’art. 2, par. 1, terzo comma, lett. b), il capo III, sezione 1, che contiene tali articoli, non si applica ai prodotti soggetti alla normativa di armonizzazione dell’Unione; per tali prodotti valgono le regole sul fascicolo dettate dall’atto stesso.^[1]

Le direttive sulla marcatura CE seguono lo stesso schema. Ai sensi della direttiva Bassa tensione 2014/35/UE il fabbricante redige la documentazione tecnica di cui all’allegato III e la conserva insieme alla dichiarazione di conformità UE per 10 anni (art. 6, parr. 2 e 3). L’allegato III, punto 4.2, richiede che la dichiarazione sia redatta per un modello di prodotto e conservata insieme alla documentazione tecnica. Su richiesta motivata il fabbricante fornisce, su carta o in formato elettronico, tutte le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità (art. 6, par. 9). L’importatore conserva una copia della dichiarazione e garantisce che la documentazione tecnica possa essere messa a disposizione (art. 8, par. 8).^[2]

Chi risponde all’autorità spesso non è chi detiene i file. Per i prodotti rientranti negli atti elencati all’articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2019/1020, un prodotto può essere immesso sul mercato soltanto se un operatore economico stabilito nell’UE è responsabile di verificare che la dichiarazione e la documentazione tecnica siano state redatte, di tenere a disposizione la dichiarazione e di garantire che il fascicolo possa essere messo a disposizione su richiesta (art. 4, parr. 1 e 3, lett. a)). Tale operatore fornisce inoltre la documentazione in una lingua facilmente comprensibile per l’autorità (art. 4, par. 3, lett. b)). Per i prodotti GPSR il cui fabbricante è stabilito fuori dall’Unione, l’operatore economico responsabile verifica inoltre periodicamente, se opportuno in funzione dei rischi, che il prodotto sia conforme alla documentazione tecnica e, su richiesta delle autorità di vigilanza del mercato, fornisce prove documentate dei controlli effettuati (GPSR, art. 16, par. 2).^[3][1]

Le autorità non devono attendere che Lei ritrovi i file. L’articolo 14, paragrafo 4, lettera a), del regolamento (UE) 2019/1020 conferisce loro il potere di imporre la produzione di documenti e dati sulla conformità in qualsiasi forma o formato, a prescindere dal supporto di archiviazione o dal luogo in cui sono conservati, e di farne copia. Se le prove non possono essere prodotte, l’autorità può imporre un’azione correttiva, inclusa la regolarizzazione della non conformità formale, e disporre il ritiro, il richiamo o il divieto quando l’operatore non interviene (art. 16, parr. 3 e 5).^[3]