¿Cuánto debemos conservar los documentos de conformidad?

El marco común del Derecho de producto no fija un único plazo de conservación. El artículo R2, apartado 3, del anexo I de la Decisión n.º 768/2008/CE deja el plazo a cada acto, «que se especificará en proporción al ciclo de vida del producto y al nivel de riesgo», contado desde que el producto se introdujo en el mercado. El artículo 4, apartado 5, letra b), permite que un acto modifique los plazos fijados en los módulos de evaluación de la conformidad. En la práctica, los principales actos han optado por 10 años.^[3]

La Directiva de baja tensión 2014/35/UE exige al fabricante conservar la documentación técnica y la declaración UE de conformidad durante 10 años desde que el material eléctrico se introdujo en el mercado (artículo 6, apartado 3). El mandato de un representante autorizado debe permitirle mantener ambas a disposición de las autoridades durante esos mismos 10 años (artículo 7, apartado 2, letra a). Los importadores conservan una copia de la declaración durante 10 años y se aseguran de que la documentación técnica pueda ponerse a disposición previa solicitud (artículo 8, apartado 8). Los operadores económicos deben poder identificar durante 10 años quién les suministró y a quién suministraron (artículo 11). El Reglamento (UE) 2016/425 sobre los EPI fija los mismos 10 años para el fabricante (artículo 8, apartado 3), que además conserva el certificado de examen UE de tipo junto con la documentación técnica durante 10 años (anexo V, punto 9). Lo mismo hacen la Directiva sobre equipos radioeléctricos 2014/53/UE (artículo 10, apartado 4) y la Directiva sobre juguetes 2009/48/CE (artículo 4, apartado 3). A partir del 1 de agosto de 2030, el Reglamento (UE) 2025/2509 sobre la seguridad de los juguetes exige conservar durante 10 años la documentación técnica y el pasaporte digital del producto (artículo 7, apartado 3); su considerando 50 cuenta ese plazo hasta 10 años después de que se introdujera en el mercado el último artículo del modelo de juguete. La Guía azul de la Comisión interpreta del mismo modo el plazo de 10 años para todos los productos, tanto para fabricantes como para importadores (notas 115 y 142). Para los productos sujetos a los actos enumerados en su artículo 4, apartado 5, el Reglamento (UE) 2019/1020 pide al operador establecido en la UE que mantenga la declaración a disposición «durante el período exigido por dicha legislación» (artículo 4, apartado 3, letra a).^{[1][1][6][7][8][9][10][4]}

El Reglamento (UE) 2023/988 relativo a la seguridad general de los productos añade plazos para los productos ajenos a los actos con marcado CE. El fabricante conserva la documentación técnica durante 10 años (artículo 9, apartado 3) y el importador conserva una copia durante 10 años desde la introducción del producto en el mercado (artículo 11, apartado 6). Los operadores económicos deben poder presentar la descripción de los riesgos, las reclamaciones, los accidentes y las medidas correctoras durante 10 años (artículo 15, apartado 4), y los nombres de los operadores que les suministraron o a quienes suministraron durante seis años (artículo 15, apartado 5). Los datos personales del registro de reclamaciones tienen un techo: solo el tiempo que necesite la investigación y, como máximo, cinco años desde su inscripción (artículos 9, apartado 13, y 11, apartado 11). El artículo 2, apartado 1, párrafo tercero, letra b), establece que el capítulo III, sección 1, que contiene los artículos 9 a 18, no se aplica a los productos sujetos a legislación de armonización de la Unión.^[2]

Los actos más recientes añaden la conservación en línea. Con arreglo al Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas, que se aplica a partir del 20 de enero de 2027 (artículo 54), las instrucciones digitales deben permanecer accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina y al menos 10 años después de su introducción en el mercado, y la declaración de conformidad digital, igualmente durante al menos 10 años (artículo 10, apartado 7, letra c, y apartado 8). Los organismos notificados también conservan sus propios registros: con arreglo al Reglamento sobre los EPI, el organismo notificado conserva una copia del certificado de examen UE de tipo y la documentación técnica durante cinco años después de que expire el certificado (anexo V, punto 8).^[5][6]