Combien de temps conserver les documents de conformité ?

Le cadre commun du droit des produits ne fixe pas une durée de conservation unique. L’article R2, § 3, de l’annexe I de la décision n° 768/2008/CE laisse la durée à chaque acte, « à préciser en proportion du cycle de vie du produit et du niveau de risque », en la comptant à partir de la mise sur le marché du produit. L’article 4, § 5, point b), permet à un acte de modifier les durées fixées dans les modules d’évaluation de la conformité. En pratique, les principaux actes ont retenu 10 ans.^[3]

La directive basse tension 2014/35/UE impose au fabricant de conserver la documentation technique et la déclaration UE de conformité pendant 10 ans après la mise sur le marché du matériel électrique (article 6, § 3). Le mandat d’un mandataire doit lui permettre de tenir les deux à la disposition des autorités pendant ces mêmes 10 ans (article 7, § 2, point a)). Les importateurs conservent une copie de la déclaration pendant 10 ans et veillent à ce que la documentation technique puisse être mise à disposition sur demande (article 8, § 8). Les opérateurs économiques doivent pouvoir identifier leurs fournisseurs et leurs clients pendant 10 ans (article 11). Le règlement (UE) 2016/425 relatif aux EPI fixe les mêmes 10 ans pour le fabricant (article 8, § 3), qui conserve aussi pendant 10 ans l’attestation d’examen UE de type avec la documentation technique (annexe V, point 9). Il en va de même pour la directive 2014/53/UE sur les équipements radioélectriques (article 10, § 4) et pour la directive 2009/48/CE relative à la sécurité des jouets (article 4, § 3). À partir du 1er août 2030, le règlement (UE) 2025/2509 relatif à la sécurité des jouets exige que la documentation technique et le passeport numérique de produit soient conservés pendant 10 ans (article 7, § 3) ; son considérant 50 fait courir cette durée jusqu’à 10 ans après la mise sur le marché de la dernière unité du modèle de jouet. Le Guide bleu de la Commission lit la durée de 10 ans de la même manière pour tous les produits, pour les fabricants comme pour les importateurs (notes de bas de page 115 et 142). Pour les produits relevant des actes énumérés à son article 4, § 5, le règlement (UE) 2019/1020 demande à l’opérateur établi dans l’UE de tenir la déclaration à disposition « pendant la période requise par cette législation » (article 4, § 3, point a)).^{[1][1][6][7][8][9][10][4]}

Le règlement (UE) 2023/988 relatif à la sécurité générale des produits ajoute des durées pour les produits en dehors des actes sur le marquage CE. Le fabricant conserve la documentation technique pendant 10 ans (article 9, § 3) et l’importateur en conserve une copie pendant 10 ans après la mise du produit sur le marché (article 11, § 6). Les opérateurs économiques doivent pouvoir présenter la description des risques, les plaintes, les accidents et les mesures correctives pendant 10 ans (article 15, § 4), ainsi que le nom des opérateurs qui les ont approvisionnés ou qu’ils ont approvisionnés pendant six ans (article 15, § 5). Les données personnelles du registre des plaintes ont un plafond : seulement aussi longtemps que l’enquête l’exige, et pas plus de cinq ans après leur enregistrement (articles 9, § 13, et 11, § 11). L’article 2, § 1, troisième alinéa, point b), précise que le chapitre III, section 1, qui comprend les articles 9 à 18, ne s’applique pas aux produits soumis à la législation d’harmonisation de l’Union.^[2]

Les actes plus récents ajoutent une conservation en ligne. Au titre du règlement (UE) 2023/1230 sur les machines, qui s’applique à partir du 20 janvier 2027 (article 54), les notices numériques doivent rester accessibles en ligne pendant la durée de vie prévue de la machine et pendant au moins 10 ans après sa mise sur le marché, et une déclaration de conformité numérique doit l’être elle aussi pendant au moins 10 ans (article 10, § 7, point c), et § 8). Les organismes notifiés conservent aussi leurs propres dossiers : au titre du règlement relatif aux EPI, l’organisme notifié conserve une copie de l’attestation d’examen UE de type et du dossier technique pendant cinq ans après l’expiration de l’attestation (annexe V, point 8).^[5][6]