Tenemos los documentos de conformidad dispersos

Los archivos dispersos no son una categoría jurídica, pero las obligaciones que ponen en riesgo sí lo son. Con arreglo al Reglamento (UE) 2023/988 relativo a la seguridad general de los productos (GPSR), el fabricante realiza un análisis interno de riesgos y elabora la documentación técnica antes de introducir un producto en el mercado (artículo 9, apartado 2). Debe garantizar que la documentación esté actualizada, conservarla a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado durante 10 años desde la introducción del producto en el mercado y ponerla a disposición cuando se le solicite (artículo 9, apartado 3). Los importadores conservan una copia durante 10 años desde que introdujeron el producto en el mercado (artículo 11, apartado 6). Con arreglo al artículo 2, apartado 1, párrafo tercero, letra b), la sección 1 del capítulo III, que contiene estos artículos, no se aplica a los productos sujetos a la legislación de armonización de la Unión; a esos productos se aplican las normas sobre el expediente del propio acto.^[1]

Las directivas de marcado CE siguen el mismo esquema. Con arreglo a la Directiva de baja tensión 2014/35/UE, el fabricante elabora la documentación técnica del anexo III y la conserva junto con la declaración UE de conformidad durante 10 años (artículo 6, apartados 2 y 3). El anexo III, punto 4.2, pide que la declaración se elabore para un modelo de producto y se conserve junto con la documentación técnica. Previa solicitud motivada, el fabricante facilita toda la información y documentación, en papel o en formato electrónico, necesarias para demostrar la conformidad (artículo 6, apartado 9). El importador conserva una copia de la declaración y garantiza que la documentación técnica pueda ponerse a disposición (artículo 8, apartado 8).^[2]

Quien responde a la autoridad no suele ser quien custodia los archivos. Para los productos sujetos a los actos enumerados en el artículo 4, apartado 5, del Reglamento (UE) 2019/1020, un producto solo puede introducirse en el mercado si un operador económico establecido en la UE es responsable de verificar que se han elaborado la declaración y la documentación técnica, de mantener la declaración a disposición y de garantizar que el expediente pueda ponerse a disposición cuando se solicite (artículo 4, apartados 1 y 3, letra a)). Ese operador facilita además la documentación en una lengua que la autoridad entienda fácilmente (artículo 4, apartado 3, letra b)). En el caso de los productos del GPSR cuyo fabricante está fuera de la Unión, el operador económico responsable comprueba además periódicamente, cuando proceda en función de los riesgos, que el producto es conforme con la documentación técnica y, a petición de las autoridades de vigilancia del mercado, presenta pruebas documentales de las comprobaciones realizadas (GPSR, artículo 16, apartado 2).^[3][1]

Las autoridades no tienen que esperar a que usted encuentre los archivos. El artículo 14, apartado 4, letra a), del Reglamento (UE) 2019/1020 les confiere la facultad de exigir los documentos y los datos sobre el cumplimiento en cualquier formato, con independencia del soporte de almacenamiento o del lugar en que estén almacenados, y de hacer copias. Si no puede presentarse la prueba, la autoridad puede exigir medidas correctoras, incluida la subsanación de un incumplimiento formal, y garantizar la retirada, la recuperación o la prohibición cuando el operador no actúe (artículo 16, apartados 3 y 5).^[3]