El artículo 4 del Reglamento (UE) 2019/1020 dispone que un producto sujeto a la legislación enumerada en su apartado 5 (entre otros, los actos de baja tensión, equipos radioeléctricos, RoHS, máquinas, seguridad de los juguetes y equipos de protección individual) solo puede introducirse en el mercado si existe un operador económico establecido en la Unión responsable de las funciones del apartado 3. El apartado 2 enumera quién puede serlo, por este orden: un fabricante establecido en la UE; un importador, cuando el fabricante no lo esté; un representante autorizado con un mandato por escrito que cubra dichas funciones; o un prestador de servicios logísticos establecido en la UE, cuando no exista ninguno de los anteriores. El nombre y los datos de contacto de este operador deben figurar en el producto, en su embalaje, en el paquete o en un documento adjunto.
Las funciones del apartado 3 consisten en verificar que se hayan elaborado la declaración UE de conformidad y la documentación técnica, y conservarlas o ponerlas a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado; facilitar información y documentación que demuestre la conformidad ante una solicitud motivada; informar a las autoridades cuando el producto presente un riesgo; y cooperar para garantizar la adopción de medidas correctoras.
El artículo 16 del Reglamento general de seguridad de los productos amplía el requisito a todos los productos de consumo comprendidos en su ámbito de aplicación y añade que la persona responsable debe comprobar periódicamente que el producto se ajusta a la documentación técnica y lleva la identificación y la información de seguridad exigidas, y documentar dichas comprobaciones. Los vendedores a distancia (artículo 19) y los mercados en línea (artículo 22, apartado 9) deben mostrar el nombre y la dirección de la persona responsable cuando el fabricante esté fuera de la UE. Para un vendedor de fuera de la UE, la vía práctica es designar un representante autorizado en la Unión.