El Reglamento (UE) 2019/1020 define al representante autorizado como toda persona física o jurídica establecida en la Unión que haya recibido un mandato escrito de un fabricante para actuar en su nombre en relación con tareas específicas relativas a las obligaciones del fabricante en virtud de la legislación de armonización de la Unión pertinente o de dicho Reglamento. El Reglamento de seguridad general de los productos (GPSR) emplea la misma redacción para los productos de consumo. Al representante lo designa el fabricante, no el importador ni el distribuidor, y el mandato debe constar por escrito.
El artículo R3 de la Decisión n.º 768/2008/CE establece los límites de esta función. Las obligaciones de diseñar y fabricar un producto conforme y de elaborar la documentación técnica no pueden delegarse. El mandato debe permitir al representante, como mínimo, mantener la declaración UE de conformidad y la documentación técnica a disposición de las autoridades nacionales, facilitarles, previa solicitud, la información y la documentación necesarias para demostrar la conformidad del producto, y cooperar en cualquier medida destinada a eliminar los riesgos que planteen los productos objeto del mandato. Con arreglo al Reglamento de vigilancia del mercado, un representante autorizado que disponga de tal mandato puede ser el operador económico responsable del producto a efectos del artículo 4, y el artículo 5 exige que el mandato cubra esas tareas.
Los fabricantes de terceros países que venden directamente a consumidores de la UE suelen designar un representante autorizado para contar con una persona responsable en la Unión, cuyo nombre y dirección figuran después en el producto. Existen además representantes específicos para la responsabilidad ampliada del productor (RAP) en virtud de los Reglamentos de pilas y baterías y de envases, que se designan al amparo de esos actos y no del mandato de seguridad de los productos.