Artikel 4 i forordning (EU) 2019/1020 fastsætter, at et produkt, der er omfattet af den lovgivning, som er anført i dens stk. 5 (blandt andet lavspændingsdirektivet, radioudstyrsdirektivet, RoHS, maskinforordningen, legetøjsforordningen og forordningen om personlige værnemidler), kun må bringes i omsætning, hvis der findes en erhvervsdrivende etableret i EU, som er ansvarlig for opgaverne i stk. 3. Stk. 2 opregner, hvem det kan være, i rækkefølge: en fabrikant etableret i EU; en importør, hvis fabrikanten ikke er det; en bemyndiget repræsentant med skriftlig fuldmagt, der dækker opgaverne; eller en udbyder af distributionstjenester etableret i EU, hvis ingen af de øvrige findes. Denne erhvervsdrivendes navn og kontaktoplysninger skal fremgå af produktet, dets emballage, pakken eller et ledsagende dokument.
Opgaverne i stk. 3 er at kontrollere, at EU-overensstemmelseserklæringen og den tekniske dokumentation er udarbejdet, og at opbevare dem eller stille dem til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne, efter begrundet anmodning at give oplysninger og dokumentation, der påviser overensstemmelse, at underrette myndighederne, hvis produktet udgør en risiko, og at samarbejde om at sikre korrigerende foranstaltninger.
Artikel 16 i forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (GPSR) udvider kravet til alle forbrugerprodukter inden for dens anvendelsesområde og tilføjer, at den ansvarlige person regelmæssigt skal kontrollere, at produktet stemmer overens med den tekniske dokumentation og bærer den krævede identifikation og sikkerhedsoplysninger, samt dokumentere disse kontroller. Fjernsælgere (artikel 19) og onlinemarkedspladser (artikel 22, stk. 9) skal vise den ansvarlige persons navn og adresse, når fabrikanten er etableret uden for EU. For en sælger uden for EU er den praktiske løsning at udpege en bemyndiget repræsentant i EU.