Jeder auf dem Neuen Rechtsrahmen (NLF) aufbauende Rechtsakt verpflichtet den Hersteller, technische Unterlagen zu erstellen und das anwendbare Konformitätsbewertungsverfahren durchzuführen oder durchführen zu lassen (Beschluss Nr. 768/2008/EG, Anhang I, Art. R2 Abs. 2). Die Unterlagen müssen es ermöglichen, die Konformität des Produkts mit den einschlägigen Anforderungen zu beurteilen, und müssen eine angemessene Analyse und Bewertung der Risiken enthalten. In der Regel enthalten sie eine Beschreibung des Produkts und seiner bestimmungsgemäßen Verwendung, Konstruktions- und Fertigungszeichnungen, die Liste der angewandten harmonisierten Normen oder sonstigen Spezifikationen, die Ergebnisse von Auslegungsberechnungen und -prüfungen sowie Prüfberichte; der genaue Inhalt ist im jeweiligen Rechtsakt festgelegt.
Die Unterlagen müssen vorliegen, wenn das Produkt in Verkehr gebracht wird. Die Referenzbestimmungen des Beschlusses Nr. 768/2008/EG legen die Aufbewahrungsfrist auf zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen fest (Art. R2 Abs. 9 und R4 Abs. 3), und die meisten Produktrechtsakte übernehmen diese Frist — maßgeblich ist jedoch stets der jeweils anwendbare Rechtsakt, und mehrere legen eine andere Frist oder einen anderen Startzeitpunkt fest, sodass die Frist aus den Rechtsvorschriften für das betreffende Produkt abzulesen ist. Wurde das Produkt weiterentwickelt, müssen die Unterlagen alle Versionen abdecken, damit eine Behörde ein auf dem Markt befindliches Produkt der richtigen Dokumentation zuordnen kann.
Nach Art. 4 Abs. 3 der Verordnung (EU) 2019/1020 muss der in der EU verantwortliche Wirtschaftsakteur sicherstellen, dass die technischen Unterlagen den Marktüberwachungsbehörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können. Die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit weitet diesen Gedanken auf nicht harmonisierte Verbraucherprodukte aus: Art. 9 Abs. 2 verpflichtet den Hersteller, eine interne Risikoanalyse durchzuführen und technische Unterlagen zu erstellen, die mindestens eine allgemeine Beschreibung des Produkts und seiner für die Sicherheitsbeurteilung relevanten wesentlichen Merkmale enthalten, und Art. 16 Abs. 2 verpflichtet die verantwortliche Person zu prüfen, ob das Produkt diesen Anforderungen entspricht.