Die Verordnung (EU) 2019/1020 definiert den Bevollmächtigten als jede in der Union niedergelassene natürliche oder juristische Person, die von einem Hersteller schriftlich beauftragt wurde, in seinem Namen bestimmte Aufgaben in Bezug auf die Pflichten des Herstellers nach den einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union oder nach der genannten Verordnung wahrzunehmen. Die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) verwendet für Verbraucherprodukte denselben Wortlaut. Der Bevollmächtigte wird vom Hersteller bestellt, nicht vom Einführer oder Händler, und der Auftrag muss schriftlich erteilt werden.
Artikel R3 in Anhang I des Beschlusses Nr. 768/2008/EG steckt die Grenzen der Rolle ab. Die Pflichten, ein konformes Produkt zu entwerfen und herzustellen und die technischen Unterlagen zu erstellen, können nicht übertragen werden. Der Auftrag muss dem Bevollmächtigten mindestens gestatten, die EU-Konformitätserklärung und die technischen Unterlagen für die nationalen Behörden bereitzuhalten, ihnen auf Verlangen alle Informationen und Unterlagen zum Nachweis der Konformität zu übermitteln und bei allen Maßnahmen zur Abwendung von Risiken mitzuwirken. Nach der Marktüberwachungsverordnung kann ein Bevollmächtigter mit einem solchen Auftrag der für das Produkt verantwortliche Wirtschaftsakteur nach Artikel 4 sein; Artikel 5 verlangt, dass der Auftrag diese Aufgaben umfasst.
Hersteller aus Drittstaaten, die direkt an Verbraucher in der EU verkaufen, bestellen in der Regel einen Bevollmächtigten, um eine verantwortliche Person in der Union zu haben, deren Name und Anschrift dann auf dem Produkt erscheinen. Gesonderte Bevollmächtigte für die erweiterte Herstellerverantwortung gibt es nach der Batterieverordnung und der Verpackungsverordnung; sie werden nach diesen Rechtsakten bestellt, nicht im Rahmen des produktsicherheitsrechtlichen Auftrags.