Le règlement (UE) 2019/1020 définit le mandataire comme toute personne physique ou morale établie dans l’Union ayant reçu du fabricant un mandat écrit l’autorisant à agir en son nom aux fins de l’accomplissement de tâches déterminées liées aux obligations qui incombent au fabricant en vertu de la législation d’harmonisation de l’Union applicable ou dudit règlement. Le règlement relatif à la sécurité générale des produits (GPSR) reprend la même formulation pour les produits de consommation. Le mandataire est désigné par le fabricant, et non par l’importateur ou le distributeur, et le mandat doit être établi par écrit.
L’article R3 de la décision n° 768/2008/CE fixe les limites de cette fonction. Les obligations de concevoir et de fabriquer un produit conforme et d’établir la documentation technique ne peuvent pas être déléguées. Le mandat doit au minimum permettre au mandataire de tenir la déclaration UE de conformité et la documentation technique à la disposition des autorités nationales, de communiquer à celles-ci, sur demande, les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité du produit, et de coopérer à toute mesure prise pour éliminer les risques. En vertu du règlement sur la surveillance du marché, un mandataire titulaire d’un tel mandat peut être l’opérateur économique responsable du produit au sens de l’article 4, et l’article 5 exige que le mandat couvre ces tâches.
Les fabricants établis hors de l’Union qui vendent directement aux consommateurs de l’UE désignent généralement un mandataire afin de disposer d’une personne responsable dans l’Union, dont le nom et l’adresse figurent alors sur le produit. Des mandataires distincts existent au titre de la responsabilité élargie du producteur dans les règlements relatifs aux batteries et aux emballages ; ils sont désignés en vertu de ces actes, et non du mandat prévu par la législation sur la sécurité des produits.