Rozporządzenie (UE) 2019/1020 definiuje upoważnionego przedstawiciela jako każdą osobę fizyczną lub prawną mającą siedzibę w Unii, która otrzymała od producenta pisemne pełnomocnictwo do działania w jego imieniu w związku z określonymi zadaniami dotyczącymi obowiązków producenta wynikających z odpowiednich unijnych przepisów harmonizacyjnych lub z tego rozporządzenia. Rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów stosuje to samo sformułowanie w odniesieniu do produktów konsumenckich. Upoważnionego przedstawiciela ustanawia producent, a nie importer ani dystrybutor, i pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną.
Artykuł R3 decyzji nr 768/2008/WE wyznacza granice tej roli. Obowiązków zaprojektowania i wytworzenia produktu zgodnego z wymaganiami oraz sporządzenia dokumentacji technicznej nie można delegować. Pełnomocnictwo musi co najmniej umożliwiać przedstawicielowi przechowywanie deklaracji zgodności UE i dokumentacji technicznej do dyspozycji organów krajowych, przekazywanie im na żądanie informacji i dokumentacji niezbędnych do wykazania zgodności oraz współpracę przy wszelkich działaniach podejmowanych w celu wyeliminowania ryzyka. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie nadzoru rynku upoważniony przedstawiciel dysponujący takim pełnomocnictwem może być podmiotem gospodarczym odpowiedzialnym za produkt na mocy art. 4, a art. 5 wymaga, aby pełnomocnictwo obejmowało te zadania.
Producenci spoza UE sprzedający bezpośrednio konsumentom w UE zazwyczaj ustanawiają upoważnionego przedstawiciela, aby mieć w Unii osobę odpowiedzialną, której imię i nazwisko (nazwa) oraz adres są następnie podane na produkcie. Odrębni przedstawiciele w zakresie rozszerzonej odpowiedzialności producenta istnieją na gruncie rozporządzeń w sprawie baterii i w sprawie opakowań i są ustanawiani na podstawie tych aktów, a nie na podstawie pełnomocnictwa z zakresu bezpieczeństwa produktów.