Förordning (EU) 2019/1020 definierar tillverkarens representant som varje fysisk eller juridisk person etablerad inom unionen som har fått ett skriftligt mandat av en tillverkare att agera för dennes räkning i fråga om angivna uppgifter med avseende på tillverkarens skyldigheter enligt relevant EU-harmoniseringslagstiftning eller enligt den förordningen. Den allmänna produktsäkerhetsförordningen använder samma formulering för konsumentprodukter. Representanten utses av tillverkaren, inte av importören eller distributören, och mandatet ska vara skriftligt.
Artikel R3 i beslut nr 768/2008/EG fastställer gränserna för rollen. Skyldigheterna att konstruera och tillverka en produkt som uppfyller kraven och att upprätta den tekniska dokumentationen kan inte delegeras. Mandatet ska minst ge representanten möjlighet att hålla EU-försäkran om överensstämmelse och den tekniska dokumentationen tillgängliga för de nationella myndigheterna, att på begäran lämna dem den information och dokumentation som krävs för att visa överensstämmelse, och att samarbeta om åtgärder som vidtas för att undanröja risker. Enligt marknadskontrollförordningen kan tillverkarens representant med ett sådant mandat vara den ekonomiska aktören som ansvarar för produkten enligt artikel 4, och artikel 5 kräver att mandatet omfattar dessa uppgifter.
Tillverkare utanför EU som säljer direkt till EU-konsumenter utser vanligtvis en tillverkarens representant för att ha en ansvarig person inom unionen, vars namn och adress då anges på produkten. Separata representanter för utökat producentansvar finns enligt batteri- och förpackningsförordningarna och utses enligt dessa rättsakter, inte enligt produktsäkerhetsmandatet.