Wij houden geen register van klachten bij
Op grond van de verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid moeten fabrikanten een intern register bijhouden van veiligheidsklachten, terugroepingen en corrigerende maatregelen, en moeten importeurs de klachten die zij onderzoeken daarin of in hun eigen register vastleggen. Richt een openbaar klachtenkanaal in, bepaal wat in het register komt en bewaar alleen de persoonsgegevens die het onderzoek nodig heeft, zolang het onderzoek ze nodig heeft en nooit langer dan vijf jaar.
Free account · no card · opens in the Demo Company
Beoordeeld op 5 oktober 2026 door Conphora compliance team · Geen juridisch advies
Waarom dit gebeurt
De verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid, die sinds 13 december 2024 van toepassing is, heeft klachtenbehandeling van goede praktijk tot een schriftelijke plicht gemaakt. Artikel 9, lid 11, verplicht fabrikanten openbaar toegankelijke communicatiekanalen beschikbaar te stellen, zoals een telefoonnummer, een elektronisch adres of een speciaal onderdeel van hun website, waarlangs consumenten klachten kunnen indienen en ongevallen of veiligheidsproblemen kunnen melden. Artikel 9, lid 12, verplicht hen vervolgens de klachten en de ongevalsinformatie te onderzoeken die de veiligheid van hun producten betreffen en waarvan de klager stelt dat ze gevaarlijk zijn, en een intern register bij te houden van die klachten, van terugroepingen en van alle genomen corrigerende maatregelen.[1]
Importeurs hebben een parallelle plicht. Zij controleren of de communicatiekanalen van de fabrikant voor consumenten beschikbaar zijn en zorgen zelf voor kanalen als dat niet zo is (artikel 11, lid 9). Zij onderzoeken de veiligheidsklachten en ongevalsinformatie die zij ontvangen en leggen die, samen met terugroepingen en corrigerende maatregelen, vast in het register van de fabrikant of in hun eigen register (artikel 11, lid 10). Ook houden zij de fabrikant, de distributeurs en, waar relevant, de fulfilmentdienstverleners en onlinemarktplaatsen tijdig op de hoogte van het onderzoek en de resultaten ervan.[1]
Het register wordt begrensd door gegevensbescherming. Het mag alleen de persoonsgegevens bevatten die nodig zijn om de klacht te onderzoeken, die alleen worden bewaard zolang het onderzoek ze nodig heeft en in ieder geval niet langer dan vijf jaar nadat de gegevens zijn opgenomen (artikelen 9, lid 13, en 11, lid 11). De productgegevens en de uitkomst van het onderzoek zijn iets anders: op verzoek verstrekt elke marktdeelnemer de markttoezichtautoriteit een volledige beschrijving van het risico, van de gerelateerde klachten en bekende ongevallen en van elke genomen corrigerende maatregel, en moet hij die informatie tien jaar kunnen overleggen nadat hij het product kreeg of leverde (artikel 15, leden 2 en 4).[1]
Een register maakt dat verzoek beantwoordbaar. Markttoezichtautoriteiten hanteren een risicogebaseerde aanpak waarbij onder meer rekening wordt gehouden met het verleden van de marktdeelnemer op het gebied van niet-naleving en met consumentenklachten en andere informatie uit andere bronnen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 11, lid 3, op GPSR-producten van toepassing verklaard bij artikel 23, lid 1). Een marktdeelnemer die klachten al registreert en onderzoekt, kan laten zien wat hij wist en wat hij heeft gedaan.[2]
Hoe u het oplost
-
Richt een kanaal in dat consumenten echt kunnen gebruiken
Publiceer een telefoonnummer, een elektronisch adres of een speciaal onderdeel van uw website waar consumenten klachten kunnen indienen en ongevallen of veiligheidsproblemen kunnen melden, en houd rekening met toegankelijkheidsbehoeften. Importeert u, controleer dan of het kanaal van de fabrikant bestaat; zo niet, zorg er dan zelf voor.
-
Bepaal wat het register moet bevatten
Het register omvat klachten en ongevalsinformatie die de veiligheid van uw producten betreffen en waarvan de klager stelt dat ze gevaarlijk zijn, plus terugroepingen en elke corrigerende maatregel die is genomen om een product conform te maken (GPSR, artikelen 9, lid 12, en 11, lid 10). De artikelen leggen geen velden vast; geef in de praktijk elke registratie het producttype, het partij- of serienummer, de datum, de beschrijving van het probleem, het onderzoek en de uitkomst.
-
Onderzoek elke registratie en leg het resultaat vast
De plicht is om te onderzoeken, niet alleen om te registreren. Leg vast wat u heeft gecontroleerd, wat u over het risico heeft geconcludeerd en wat u heeft besloten. Een registratie zonder uitkomst helpt u niet wanneer een autoriteit vraagt om een beschrijving van klachten en bekende ongevallen.
-
Koppel terugroepingen en corrigerende maatregelen aan hetzelfde register
Leidt een onderzoek tot het uit de handel nemen of terugroepen van het product of tot een andere corrigerende maatregel, leg de maatregel dan vast in het register, samen met de klachten die daartoe aanleiding gaven, zodat de geschiedenis van het product als één dossier te lezen is.
Recall ManagerTools Open de app -
Beperk en verwijder persoonsgegevens
Bewaar alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om de klacht te onderzoeken, bewaar ze niet langer dan het onderzoek nodig heeft en in ieder geval niet langer dan vijf jaar nadat ze zijn opgenomen. Bewaar de productgegevens en de uitkomst ook nadat de persoonsgegevens zijn verdwenen.
-
Houd de keten op de hoogte van de resultaten
Importeurs houden de fabrikant, de distributeurs en, waar relevant, de fulfilmentdienstverleners en onlinemarktplaatsen tijdig op de hoogte van het onderzoek en de resultaten ervan. Fabrikanten houden andere marktdeelnemers, verantwoordelijke personen en onlinemarktplaatsen in de toeleveringsketen op de hoogte van elk veiligheidsprobleem dat zij vaststellen (GPSR, artikelen 9, lid 10, en 11, lid 10).
Doorloop de stappen in het platform met uw eigen product.
Wat u moet aantonen
| Document | Waar het vandaan komt | Juridische grondslag |
|---|---|---|
| Het interne register van klachten, terugroepingen en corrigerende maatregelen | De fabrikant; de importeur legt zijn klachten daarin of in zijn eigen register vast | GPSR, artikelen 9, lid 12, en 11, lid 10 |
| Het openbaar gemaakte klachtenkanaal | De fabrikant, of de importeur wanneer de fabrikant er geen heeft | GPSR, artikelen 9, lid 11, en 11, lid 9 |
| Een beschrijving van het risico, de gerelateerde klachten en de bekende ongevallen | U, op verzoek van een markttoezichtautoriteit | GPSR, artikel 15, lid 2, onder a) |
| Een beschrijving van de genomen corrigerende maatregelen | U, op verzoek van een markttoezichtautoriteit | GPSR, artikel 15, lid 2, onder b) |
Als u niets doet
U kunt het verzoek van de autoriteit niet beantwoorden
Op verzoek verstrekt elke marktdeelnemer de markttoezichtautoriteit een volledige beschrijving van het risico, van de gerelateerde klachten en van de bekende ongevallen, en moet hij die tien jaar lang kunnen overleggen (GPSR, artikel 15, leden 2 en 4). Zonder register moet die beschrijving uit mailboxen worden gereconstrueerd.[1]
De autoriteit eist corrigerende maatregelen
Blijkt een product niet conform, dan eist de autoriteit passende en evenredige corrigerende maatregelen binnen een door haar bepaalde termijn, en neemt zij zelf maatregelen als de marktdeelnemer niet handelt (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 16, leden 2 en 5, van toepassing verklaard bij GPSR, artikel 23, lid 1).[2]
Sancties op grond van nationaal recht
Elke lidstaat stelt doeltreffende, evenredige en afschrikkende sancties vast voor inbreuken op de verordening door marktdeelnemers (GPSR, artikel 44).[1]
Vragen over dit probleem
Moeten distributeurs een klachtenregister bijhouden?
De registerplicht in de GPSR is geschreven voor fabrikanten (artikel 9, lid 12) en importeurs (artikel 11, lid 10). Distributeurs hebben eigen plichten om op te treden bij gevaarlijke producten en om de fabrikant of importeur te informeren (artikel 12, lid 4), en zoals elke marktdeelnemer moeten zij de autoriteit tien jaar lang een beschrijving van het risico, de gerelateerde klachten en de bekende ongevallen kunnen geven (artikel 15, leden 2 en 4).
Komt elke klacht in het register?
De verordening noemt klachten en ongevalsinformatie die de veiligheid van het product betreffen en waarvan de klager stelt dat ze gevaarlijk zijn (GPSR, artikel 9, lid 12). Klachten over kleur of levertijd vallen niet onder dit artikel.
Hoe lang mogen wij de naam en het adres van de klager bewaren?
Alleen zolang het onderzoek ze nodig heeft, en in ieder geval niet langer dan vijf jaar nadat de gegevens zijn opgenomen (GPSR, artikelen 9, lid 13, en 11, lid 11).
Kunnen wij het register van de fabrikant gebruiken in plaats van een eigen register?
Ja, als importeur. Artikel 11, lid 10, laat u klachten, terugroepingen en corrigerende maatregelen vastleggen in het register van de fabrikant op grond van artikel 9, lid 12, of in uw eigen interne register.
Heeft het register een voorgeschreven format?
De artikelen 9 en 11 van de GPSR schrijven geen format voor. Vastgelegd zijn de inhoud (klachten, terugroepingen, corrigerende maatregelen), de plicht om te onderzoeken en de grenzen aan persoonsgegevens.
Bronnen
- Verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- Verordening (EU) 2019/1020 betreffende markttoezicht en conformiteit van producten (geconsolideerde tekst van 12 augustus 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
Over deze pagina
- Beoordelaar
- Conphora compliance team
- Beoordeeld
- 5 oktober 2026
Algemene informatie, geen juridisch advies. Raadpleeg de wettekst of een adviseur voor uw eigen product.
Conphora (2026). Wij houden geen register van klachten bij. Geraadpleegd op 13 oktober 2026 via https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/complaints-register/
Conphora (2026) Wij houden geen register van klachten bij. Beschikbaar op: https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/complaints-register/ (geraadpleegd op 13 oktober 2026).
@misc{conphora2026wijhoudengeenregistervan,
author = {Conphora},
title = {Wij houden geen register van klachten bij},
year = {2026},
url = {https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/complaints-register/},
note = {Geraadpleegd op 13 oktober 2026}
} See it working before you add a product
The Demo Company is a complete, read-only example — products, documents, supplier requests and deadlines. Open it with a free account; no card, no trial clock.
Free account · no card · opens in the Demo Company