Onze conformiteitsdocumenten liggen overal verspreid

Verspreide bestanden vormen geen juridische categorie, maar de plichten die ze in gevaar brengen zijn dat wel. Op grond van de verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 (GPSR) voert de fabrikant een interne risicoanalyse uit en stelt hij technische documentatie op voordat hij een product in de handel brengt (artikel 9, lid 2). Hij moet ervoor zorgen dat de documentatie actueel is, haar gedurende 10 jaar nadat het product in de handel is gebracht ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten houden en haar op verzoek beschikbaar stellen (artikel 9, lid 3). Importeurs bewaren gedurende 10 jaar nadat zij het product in de handel hebben gebracht een kopie (artikel 11, lid 6). Op grond van artikel 2, lid 1, derde alinea, onder b), is hoofdstuk III, afdeling 1, waarin deze artikelen staan, niet van toepassing op producten waarvoor harmonisatiewetgeving van de Unie geldt; voor die producten gelden de eigen dossierregels van die wetgeving.^[1]

De CE-richtlijnen volgen hetzelfde patroon. Op grond van de laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU stelt de fabrikant de technische documentatie van bijlage III op en bewaart hij die samen met de EU-conformiteitsverklaring gedurende 10 jaar (artikel 6, leden 2 en 3). Bijlage III, punt 4.2, vraagt dat de verklaring voor een productmodel wordt opgesteld en samen met de technische documentatie wordt bewaard. Op een met redenen omkleed verzoek verstrekt de fabrikant, op papier of in elektronische vorm, alle informatie en documentatie die nodig is om de conformiteit aan te tonen (artikel 6, lid 9). Een importeur bewaart een kopie van de verklaring en zorgt ervoor dat de technische documentatie beschikbaar kan worden gesteld (artikel 8, lid 8).^[2]

Degene die de autoriteit antwoordt, is vaak niet degene die de bestanden beheert. Voor producten die vallen onder de in artikel 4, lid 5, van Verordening (EU) 2019/1020 genoemde wetgeving mag een product alleen in de handel worden gebracht indien een in de EU gevestigde marktdeelnemer ervoor verantwoordelijk is te controleren dat de verklaring en de technische documentatie zijn opgesteld, de verklaring beschikbaar te houden en ervoor te zorgen dat het dossier op verzoek beschikbaar kan worden gesteld (artikel 4, lid 1 en lid 3, onder a)). Die marktdeelnemer verstrekt de documentatie ook in een taal die de autoriteit gemakkelijk kan begrijpen (artikel 4, lid 3, onder b)). Voor GPSR-producten waarvan de fabrikant buiten de Unie is gevestigd, controleert de verantwoordelijke persoon bovendien, indien dat gezien de risico’s passend is, regelmatig of het product overeenstemt met de technische documentatie en verstrekt hij op verzoek van de markttoezichtautoriteiten gedocumenteerd bewijs van de uitgevoerde controles (GPSR, artikel 16, lid 2).^[3][1]

Autoriteiten hoeven niet te wachten tot u de bestanden heeft gevonden. Artikel 14, lid 4, onder a), van Verordening (EU) 2019/1020 geeft hun de bevoegdheid documenten en gegevens over de conformiteit te eisen in welke vorm of welk formaat ook, ongeacht het opslagmedium of de plaats waar ze zijn opgeslagen, en daarvan kopieën te maken. Kan het bewijs niet worden overgelegd, dan kan de autoriteit corrigerende maatregelen eisen, waaronder het herstellen van een formele niet-conformiteit, en zorgt zij voor het uit de handel nemen, het terugroepen of een verbod wanneer de marktdeelnemer niet optreedt (artikel 16, leden 3 en 5).^[3]