Każdy akt oparty na nowych ramach prawnych wymaga od producenta sporządzenia dokumentacji technicznej oraz przeprowadzenia – lub zlecenia przeprowadzenia – mającej zastosowanie procedury oceny zgodności (decyzja nr 768/2008/WE, załącznik I, art. R2 ust. 2). Dokumentacja musi umożliwiać ocenę zgodności produktu z odpowiednimi wymaganiami oraz zawierać odpowiednią analizę i ocenę ryzyka. Co do zasady obejmuje opis produktu i jego przeznaczenia, rysunki konstrukcyjne i produkcyjne, wykaz norm zharmonizowanych lub innych zastosowanych specyfikacji, wyniki obliczeń projektowych i przeprowadzonych badań oraz sprawozdania z badań; dokładny zakres określa każdy akt.
Dokumentacja musi istnieć w chwili wprowadzenia produktu do obrotu. Przepisy referencyjne decyzji nr 768/2008/WE ustalają okres jej przechowywania na dziesięć lat od wprowadzenia produktu do obrotu (art. R2 ust. 9 i art. R4 ust. 3), a większość aktów dotyczących produktów go powtarza – rozstrzygający jest jednak akt mający zastosowanie, a kilka z nich przewiduje inny okres lub inny moment początku jego biegu, dlatego okres należy ustalać na podstawie przepisów dotyczących danego produktu. Jeżeli produkt został zmodyfikowany, dokumentacja musi obejmować wszystkie jego wersje, tak aby organ mógł przyporządkować produkt znajdujący się na rynku do właściwej dokumentacji.
Zgodnie z art. 4 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2019/1020 podmiot gospodarczy odpowiedzialny w UE musi zapewnić, aby dokumentację techniczną można było udostępnić organom nadzoru rynku na ich żądanie. Rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów rozszerza tę zasadę na produkty konsumenckie nieobjęte zharmonizowanymi przepisami: art. 9 ust. 2 wymaga od producenta przeprowadzenia wewnętrznej analizy ryzyka i sporządzenia dokumentacji technicznej zawierającej co najmniej ogólny opis produktu oraz jego istotnych cech, które są ważne dla oceny bezpieczeństwa, a art. 16 ust. 2 wymaga od podmiotu odpowiedzialnego sprawdzenia, czy produkt jest z nią zgodny.