Enhver retsakt, der bygger på den nye lovgivningsmæssige ramme (NLF), pålægger fabrikanten at udarbejde teknisk dokumentation og at gennemføre eller lade gennemføre den relevante overensstemmelsesvurderingsprocedure (afgørelse nr. 768/2008/EF, bilag I, art. R2, stk. 2). Dokumentationen skal gøre det muligt at vurdere produktets overensstemmelse med de relevante krav og skal indeholde en fyldestgørende analyse og vurdering af risiciene. Den indeholder som hovedregel en beskrivelse af produktet og dets tilsigtede anvendelse, konstruktions- og fremstillingstegninger, listen over anvendte harmoniserede standarder eller andre specifikationer, resultaterne af konstruktionsberegninger og undersøgelser samt prøvningsrapporter; det nøjagtige indhold er fastsat i den enkelte retsakt.
Dokumentationen skal foreligge, når produktet bringes i omsætning. Referencebestemmelserne i afgørelse nr. 768/2008/EF fastsætter en opbevaringsperiode på ti år fra det tidspunkt, hvor produktet bringes i omsætning (art. R2, stk. 9, og art. R4, stk. 3), og de fleste produktretsakter følger denne periode – men det er den gældende retsakt, der afgør det, og flere fastsætter en anden periode eller et andet starttidspunkt, så perioden skal aflæses af lovgivningen for det pågældende produkt. Er produktet blevet omkonstrueret, skal dossieret dække alle versioner, så en myndighed kan koble et produkt på markedet til den rette dokumentation.
Efter artikel 4, stk. 3, i forordning (EU) 2019/1020 skal den erhvervsdrivende, der er ansvarlig i EU, sikre, at den tekniske dokumentation kan stilles til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne efter anmodning. Forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (GPSR) udvider princippet til ikke-harmoniserede forbrugerprodukter: artikel 9, stk. 2, kræver, at fabrikanten gennemfører en intern risikoanalyse og udarbejder teknisk dokumentation, der som minimum indeholder en generel beskrivelse af produktet og dets væsentlige egenskaber, der er relevante for vurderingen af produktets sikkerhed, og artikel 16, stk. 2, kræver, at den ansvarlige person kontrollerer, at produktet er i overensstemmelse hermed.