Een aanbesteding eist conformiteitsdocumenten per product

Een publieke koper verzint zijn documentatie-eisen niet naar believen. Op grond van Richtlijn 2014/24/EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten leggen de technische specificaties in de aanbestedingsstukken de kenmerken vast die van een levering worden verlangd (artikel 42, lid 1). Ze worden geformuleerd als prestatie- of functionele eisen, of aan de hand van normen, en bij elke verwijzing naar een norm staan de woorden ‘of gelijkwaardig’ (artikel 42, lid 3). De specificaties moeten marktdeelnemers gelijke toegang bieden en mogen geen ongerechtvaardigde belemmeringen voor de mededinging opleveren (artikel 42, lid 2).^[1]

De richtlijn zegt ook hoe de naleving wordt bewezen. Een aanbestedende dienst mag een testrapport van een conformiteitsbeoordelingsinstantie of een door zo’n instantie afgegeven certificaat eisen als bewijs van conformiteit met de technische specificaties, de gunningscriteria of de uitvoeringsvoorwaarden van de opdracht. De instantie moet zijn geaccrediteerd overeenkomstig Verordening (EG) nr. 765/2008, en certificaten van gelijkwaardige instanties moeten worden aanvaard (artikel 44, lid 1). Andere passende bewijsmiddelen, zoals een technisch dossier van de fabrikant, moeten worden aanvaard wanneer de marktdeelnemer geen toegang had tot de rapporten of ze niet binnen de termijnen kon krijgen, om redenen die niet aan hem te wijten zijn, en aantoont dat aan de eisen is voldaan (artikel 44, lid 2).^[1]

De documenten die een aanbesteding vraagt, bestaan meestal al, omdat het productrecht ze voorschrijft. Voor consumentenproducten zonder CE-handeling voert de fabrikant een interne risicoanalyse uit en stelt hij technische documentatie op voordat hij het product in de handel brengt; hij bewaart die 10 jaar (verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988, artikel 9, leden 2 en 3). Voor CE-producten geldt in plaats daarvan de sectorale handeling; op grond van de Laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU stelt de fabrikant bijvoorbeeld de technische documentatie op, voert hij de conformiteitsbeoordeling uit, stelt hij de EU-conformiteitsverklaring op en brengt hij de CE-markering aan (artikel 6, lid 2).^[2][3]

Daaruit volgen twee dingen. Op een aanbesteding antwoordt u niet met documenten die het product niet heeft: een product zonder CE-handeling heeft geen EU-conformiteitsverklaring, en het eerlijke antwoord is dat te zeggen en in plaats daarvan de technische documentatie in te dienen. En hetzelfde dossier dient de autoriteiten, die van elke marktdeelnemer documenten en informatie over de naleving kunnen verlangen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 14, lid 4, onder a)). Wat u een koper stuurt, hoort overeen te komen met wat u een autoriteit zou sturen.^[4]