Ausschreibung verlangt Konformitätsunterlagen je Produkt

Ein öffentlicher Auftraggeber legt seine Dokumentationsanforderungen nicht frei fest. Nach der Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe legen die technischen Spezifikationen in den Vergabeunterlagen die Merkmale fest, die für eine Lieferung verlangt werden (Artikel 42 Absatz 1). Sie werden als Leistungs- oder Funktionsanforderungen formuliert oder durch Verweis auf Normen, und jeder Verweis auf eine Norm wird mit den Worten „oder gleichwertig“ ergänzt (Artikel 42 Absatz 3). Die Spezifikationen müssen allen Wirtschaftsteilnehmern gleichen Zugang gewähren und dürfen keine ungerechtfertigten Hindernisse für den Wettbewerb schaffen (Artikel 42 Absatz 2).^[1]

Die Richtlinie sagt auch, wie die Konformität nachgewiesen wird. Ein öffentlicher Auftraggeber kann einen Prüfbericht einer Konformitätsbewertungsstelle oder ein von dieser Stelle ausgestelltes Zertifikat als Nachweis der Konformität mit den technischen Spezifikationen, den Zuschlagskriterien oder den Bedingungen für die Auftragsausführung verlangen. Die Stelle muss nach der Verordnung (EG) Nr. 765/2008 akkreditiert sein, und Zertifikate gleichwertiger Stellen müssen akzeptiert werden (Artikel 44 Absatz 1). Andere geeignete Nachweismittel, etwa ein technisches Dossier des Herstellers, müssen akzeptiert werden, wenn der Wirtschaftsteilnehmer keinen Zugang zu den Berichten hatte oder sie aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, nicht innerhalb der Fristen beschaffen konnte und nachweist, dass die Anforderungen erfüllt sind (Artikel 44 Absatz 2).^[1]

Die Unterlagen, die eine Ausschreibung verlangt, existieren meist schon, weil das Produktrecht sie fordert. Für Verbraucherprodukte ohne CE-Rechtsakt führt der Hersteller eine interne Risikoanalyse durch und erstellt vor dem Inverkehrbringen technische Unterlagen, die er 10 Jahre aufbewahrt (Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit, Artikel 9 Absätze 2 und 3). Für CE-Produkte gilt stattdessen der sektorale Rechtsakt; nach der Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU etwa erstellt der Hersteller die technischen Unterlagen, führt die Konformitätsbewertung durch, stellt die EU-Konformitätserklärung aus und bringt die CE-Kennzeichnung an (Artikel 6 Absatz 2).^[2][3]

Daraus folgen zwei Dinge. Eine Ausschreibung lässt sich nicht mit Unterlagen beantworten, die das Produkt nicht hat: Ein Produkt ohne CE-Rechtsakt hat keine EU-Konformitätserklärung, und die ehrliche Antwort ist, das zu sagen und stattdessen die technischen Unterlagen einzureichen. Und dieselbe Akte dient den Behörden, die von jedem Wirtschaftsakteur Unterlagen und Informationen zur Konformität verlangen können (Verordnung (EU) 2019/1020, Artikel 14 Absatz 4 Buchstabe a). Was Sie einem Auftraggeber senden, sollte dem entsprechen, was Sie einer Behörde senden würden.^[4]