Przetarg wymaga dokumentacji zgodności dla każdego produktu

Zamawiający publiczny nie określa swoich wymagań dotyczących dokumentacji dowolnie. Zgodnie z dyrektywą 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych specyfikacje techniczne zawarte w dokumentach zamówienia określają cechy wymagane od dostawy (art. 42 ust. 1). Formułuje się je jako wymagania dotyczące charakterystyki funkcjonalnej lub eksploatacyjnej albo przez odniesienie do norm, a każde odniesienie do normy opatruje się wyrazami „lub równoważne” (art. 42 ust. 3). Specyfikacje muszą zapewniać wykonawcom równy dostęp i nie mogą powodować nieuzasadnionych przeszkód w otwarciu zamówień publicznych na konkurencję (art. 42 ust. 2).^[1]

Dyrektywa określa również, jak wykazuje się zgodność. Zamawiający może żądać sprawozdania z badań jednostki oceniającej zgodność lub certyfikatu wydanego przez taką jednostkę jako dowodu zgodności ze specyfikacjami technicznymi, kryteriami udzielenia zamówienia lub warunkami realizacji zamówienia. Jednostka musi być akredytowana zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 765/2008, a certyfikaty równoważnych jednostek muszą być akceptowane (art. 44 ust. 1). Inne odpowiednie środki dowodowe, takie jak dokumentacja techniczna producenta, należy przyjąć, jeżeli wykonawca nie miał dostępu do sprawozdań lub nie mógł ich uzyskać w wyznaczonych terminach z przyczyn od niego niezależnych i wykaże, że wymagania są spełnione (art. 44 ust. 2).^[1]

Dokumenty, o które pyta przetarg, w większości już istnieją, ponieważ wymagają ich przepisy dotyczące produktów. W przypadku produktów konsumenckich bez aktu z oznakowaniem CE producent przeprowadza wewnętrzną analizę ryzyka i sporządza dokumentację techniczną przed wprowadzeniem produktu do obrotu, a następnie przechowuje ją przez 10 lat (rozporządzenie (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, art. 9 ust. 2 i 3). W przypadku produktów z oznakowaniem CE stosuje się natomiast akt sektorowy; na przykład na podstawie dyrektywy niskonapięciowej 2014/35/UE producent sporządza dokumentację techniczną, przeprowadza ocenę zgodności, sporządza deklarację zgodności UE i umieszcza oznakowanie CE (art. 6 ust. 2).^[2][3]

Wynikają z tego dwie rzeczy. Po pierwsze, na przetarg nie można odpowiedzieć dokumentami, których produkt nie ma: produkt bez aktu z oznakowaniem CE nie ma deklaracji zgodności UE, a uczciwą odpowiedzią jest wskazanie tego i złożenie dokumentacji technicznej. Po drugie, ta sama dokumentacja służy organom, które mogą żądać dokumentów i informacji dotyczących zgodności od każdego podmiotu gospodarczego (rozporządzenie (UE) 2019/1020, art. 14 ust. 4 lit. a)). To, co Państwo przekazują zamawiającemu, powinno odpowiadać temu, co przekazaliby Państwo organowi.^[4]