Et udbud kræver compliance-dokumentation for hvert produkt

En offentlig indkøber finder ikke frit på sine dokumentationskrav. Efter direktiv 2014/24/EU om offentlige udbud fastlægger de tekniske specifikationer i udbudsdokumenterne de egenskaber, der kræves af en vare (artikel 42, stk. 1). De formuleres som en angivelse af funktionsdygtighed eller funktionelle krav eller ved henvisning til standarder, og hver henvisning til en standard ledsages af ordene „eller tilsvarende“ (artikel 42, stk. 3). Specifikationerne skal give de økonomiske aktører lige adgang og må ikke skabe ubegrundede hindringer for konkurrencen (artikel 42, stk. 2).^[1]

Direktivet siger også, hvordan overensstemmelsen bevises. En ordregivende myndighed kan kræve en testrapport fra et overensstemmelsesvurderingsorgan eller et certifikat udstedt af et sådant organ som bevis for overensstemmelse med de tekniske specifikationer, tildelingskriterierne eller betingelserne for kontraktens gennemførelse. Organet skal være akkrediteret i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 765/2008, og certifikater fra tilsvarende organer skal accepteres (artikel 44, stk. 1). Anden passende dokumentation, fx teknisk dokumentation fra fabrikanten, skal accepteres, når aktøren ikke havde adgang til rapporterne eller ikke kunne få dem inden for fristerne af årsager, der ikke kan tilskrives aktøren, og aktøren beviser, at kravene er opfyldt (artikel 44, stk. 2).^[1]

De dokumenter, et udbud beder om, findes for det meste allerede, fordi produktlovgivningen kræver dem. For forbrugerprodukter uden en CE-retsakt foretager fabrikanten en intern risikoanalyse og udarbejder teknisk dokumentation, før produktet bringes i omsætning, og opbevarer den i 10 år (forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (GPSR), artikel 9, stk. 2 og 3). For CE-mærkede produkter gælder sektorretsakten i stedet; efter lavspændingsdirektivet, direktiv 2014/35/EU, udarbejder fabrikanten fx den tekniske dokumentation, gennemfører overensstemmelsesvurderingen, udarbejder EU-overensstemmelseserklæringen og anbringer CE-mærkningen (artikel 6, stk. 2).^[2][3]

Det har to følger. Et udbud kan ikke besvares med dokumenter, produktet ikke har: et produkt uden en CE-retsakt har ingen EU-overensstemmelseserklæring, og det ærlige svar er at sige det og indsende den tekniske dokumentation i stedet. Og det samme materiale tjener myndighederne, som kan kræve dokumenter og oplysninger om overensstemmelse fra enhver erhvervsdrivende (forordning (EU) 2019/1020, artikel 14, stk. 4, litra a). Det, I sender en ordregiver, bør svare til det, I ville sende en myndighed.^[4]