Een retailer kondigt een audit van ons assortiment aan
Een audit door een retailer is een contractuele zaak, maar wat wordt gecontroleerd komt voort uit de verordening algemene productveiligheid: actuele technische documentatie, correcte etiketten, een klachtenregister, traceerbaarheidsgegevens en interne processen voor productveiligheid. Leg de reikwijdte schriftelijk vast, maak een lijst van het assortiment met de dossierstatus per product, sluit de hiaten in volgorde van risico en onderneem zelf actie als de audit uitwijst dat een product gevaarlijk is.
Free account · no card · opens in the Demo Company
Beoordeeld op 5 oktober 2026 door Conphora compliance team · Geen juridisch advies
Waarom dit gebeurt
Een audit door een retailer heeft geen eigen wettelijke grondslag; het is een voorwaarde van de leveringsrelatie. De inhoud volgt echter de verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988. Elke marktdeelnemer moet interne processen voor productveiligheid hebben waarmee hij aan de verordening kan voldoen (artikel 14). Fabrikanten stellen technische documentatie op, houden die actueel en bewaren haar gedurende 10 jaar nadat het product in de handel is gebracht (artikel 9, leden 2 en 3), en importeurs bewaren een kopie gedurende dezelfde periode (artikel 11, lid 6).[1]
Retailers controleren omdat hun eigen plichten daarvan afhangen. Een distributeur controleert voordat hij verkoopt of het identificatiemiddel, de gegevens van de fabrikant en de importeur en de instructies aanwezig zijn, en mag geen product verkopen waarvan hij redenen heeft om aan te nemen dat het niet conform is (artikel 12, leden 1 en 3). Wanneer een product dat hij al heeft verkocht gevaarlijk is of die elementen mist, moet hij de fabrikant of importeur informeren, ervoor zorgen dat corrigerende maatregelen worden genomen en ervoor zorgen dat de autoriteiten via de Safety Business Gateway worden geïnformeerd (artikel 12, lid 4). De Blue Guide van de Commissie voegt daaraan toe dat distributeurs aan de autoriteiten moeten kunnen aantonen dat zij met de nodige zorgvuldigheid hebben gehandeld (punt 3.4). Een audit is de manier waarop een retailer dat bewijs opbouwt.[1][3]
De processen zijn even belangrijk als de dossiers. Fabrikanten moeten kanalen voor consumentenklachten bieden, klachten over gevaarlijke producten onderzoeken en een intern register van klachten, terugroepingen en corrigerende maatregelen bijhouden (artikel 9, leden 11 en 12); importeurs nemen klachten op in dat register of in een eigen register en houden de fabrikant en de distributeurs op de hoogte (artikel 11, lid 10). Op verzoek geeft elke marktdeelnemer zijn leveranciers en afnemers van het product op en kan hij die informatie gedurende zes jaar overleggen (artikel 15, leden 3 en 5).[1]
Bevindingen kunnen wettelijke plichten activeren. Als een audit aantoont dat een product dat al in de handel is gebracht gevaarlijk is, moet de fabrikant onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen, de consumenten informeren en de markttoezichtautoriteiten via de Safety Business Gateway op de hoogte stellen (artikel 9, lid 8); de importeur heeft een gelijkluidende plicht (artikel 11, lid 8). Autoriteiten kunnen op hun beurt van elke marktdeelnemer documenten en gegevens over de toeleveringsketen eisen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 14, lid 4, onder a) en b)). Voor producten die onder CE-handelingen vallen, is hoofdstuk III, afdeling 1, van de GPSR niet van toepassing (artikel 2, lid 1, derde alinea, onder b)) en leggen de sectorale handelingen de overeenkomstige plichten op.[1][2]
Hoe u het oplost
-
Leg de reikwijdte schriftelijk vast
Vraag welke producten, welke documenten, welke processen en welke criteria de audit omvat, of er steekproefsgewijs wordt gecontroleerd of alle producten worden bekeken, en wie de resultaten ziet. De reikwijdte, de timing en de gevolgen worden in onderling overleg met de retailer vastgesteld.
-
Maak een lijst van het assortiment met de dossierstatus per product
Leg voor elk product dat de retailer inkoopt uw rol vast, de handelingen die erop van toepassing zijn, en of de technische documentatie, de etiketten, de instructies en de traceerbaarheidsgegevens bestaan en actueel zijn. Gebruik dezelfde lijst voor de audit en voor uzelf.
ProductvalidatieCompliance-engine Open in de console -
Sluit de hiaten in volgorde van risico
Begin met de producten waarbij een gebrek iemand kan schaden, zoals producten voor kinderen of elektrische producten, en met hiaten die de retailer zelf moet controleren: het identificatiemiddel, de gegevens van de fabrikant en de importeur, en de instructies. Dateer documenten niet terug; zet op wat u nu opstelt de datum van vandaag.
-
Toon de processen, niet alleen de dossiers
Zorg voor bewijs dat uw interne processen werken: hoe klachten worden geregistreerd en onderzocht, hoe u besluit over het uit de handel nemen of terugroepen van een product, hoe wijzigingen in een product een nieuwe beoordeling in gang zetten en hoe u partijen herleidt naar leveranciers en klanten.
-
Behandel bevindingen als productbeslissingen
Corrigeer elke bevinding en leg vast wat u hebt gedaan. Wanneer een bevinding laat zien dat een product dat u in de handel hebt gebracht gevaarlijk is, geldt uw eigen plicht om op te treden onmiddellijk. Deel de gecorrigeerde status met de retailer via één actueel overzicht.
Audit- en deellinksCompliance-engine Open in de console
Doorloop de stappen in het platform met uw eigen product.
Wat u moet aantonen
| Document | Waar het vandaan komt | Juridische grondslag |
|---|---|---|
| Technische documentatie per product, actueel gehouden | De fabrikant | GPSR, artikel 9, leden 2 en 3; importeurs artikel 11, lid 6 |
| Intern register van klachten, terugroepingen en corrigerende maatregelen | Uw klantenservice en kwaliteitsfunctie | GPSR, artikelen 9, lid 12, en 11, lid 10 |
| Administratie van leveranciers en klanten | Uw inkoop- en verkoopsystemen | GPSR, artikel 15, leden 3 en 5 |
| Een beschrijving van uw interne processen voor productveiligheid | Uw directie | GPSR, artikel 14 |
Als u niets doet
De retailer moet stoppen met verkopen en kan melding maken
Een distributeur die redenen heeft om aan te nemen dat een product dat hij heeft verkocht gevaarlijk is of het vereiste identificatiemiddel, de vereiste gegevens of de vereiste instructies mist, moet u informeren, ervoor zorgen dat corrigerende maatregelen worden genomen en ervoor zorgen dat de autoriteiten via de Safety Business Gateway worden geïnformeerd (GPSR, artikel 12, lid 4).[1]
Uw eigen meldplicht
Een fabrikant die redenen heeft om aan te nemen dat een product dat hij in de handel heeft gebracht gevaarlijk is, moet corrigerende maatregelen nemen, de consumenten informeren en de autoriteiten onverwijld op de hoogte stellen (GPSR, artikel 9, lid 8); importeurs hebben dezelfde plicht (artikel 11, lid 8).[1]
Verzoeken van autoriteiten volgen
Autoriteiten kunnen van elke marktdeelnemer documenten, gegevens en informatie over de toeleveringsketen eisen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 14, lid 4, onder a) en b)), en de lidstaten stellen sancties vast voor inbreuken op de GPSR (artikel 44).[2]
Vragen over dit probleem
Moeten wij een audit accepteren?
Geen enkele wet verplicht u om een retailer u te laten auditen. Of u dat doet, wordt in onderling overleg in uw leveringscontract bepaald. Wat de auditor zoekt, is grotendeels wat de GPSR u al verplicht te hebben, dus de voorbereiding is hoe dan ook nuttig.
Wat zal de auditor willen zien?
Meestal de technische documentatie, de etiketten en instructies, het klachtenregister en de traceerbaarheidsgegevens, en bewijs van uw interne processen voor productveiligheid (GPSR, artikel 14). Retailers voegen vaak eigen criteria toe; vraag er vooraf naar.
Hoe ver moet onze administratie teruggaan?
De technische documentatie wordt gedurende 10 jaar na het in de handel brengen van het product bewaard (GPSR, artikel 9, lid 3). Traceerbaarheidsinformatie moet gedurende zes jaar beschikbaar zijn (artikel 15, lid 5). Persoonsgegevens in het klachtenregister worden alleen bewaard zolang het onderzoek dat nodig heeft, en nooit langer dan vijf jaar nadat ze zijn opgenomen (artikelen 9, lid 13, en 11, lid 11).
Kan de retailer ons bij de autoriteiten melden?
Wanneer hij redenen heeft om aan te nemen dat een product dat hij heeft verkocht gevaarlijk is, moet de retailer ervoor zorgen dat de autoriteiten worden geïnformeerd (GPSR, artikel 12, lid 4, onder c)). Hij heeft daarvoor uw toestemming niet nodig. Als u eerst zelf op uw bevindingen handelt, houdt u de corrigerende maatregelen in eigen hand.
Geldt dit ook voor onze producten met CE-markering?
Hoofdstuk III, afdeling 1, van de GPSR (artikelen 9 tot en met 18) is niet van toepassing op producten die onder CE-handelingen vallen (artikel 2, lid 1, derde alinea, onder b)). Hun eigen handelingen leggen vergelijkbare plichten op voor documentatie, traceerbaarheid en klachten, dus de audit bestrijkt hetzelfde terrein.
Bronnen
- Verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid (geconsolideerde tekst van 29 mei 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- Verordening (EU) 2019/1020 betreffende markttoezicht en conformiteit van producten (geconsolideerde tekst van 12 augustus 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- De ‘Blue Guide’ over de tenuitvoerlegging van de EU-productvoorschriften 2022 (2022/C 247/01) Europese Commissie, via EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
Over deze pagina
- Beoordelaar
- Conphora compliance team
- Beoordeeld
- 5 oktober 2026
Algemene informatie, geen juridisch advies. Raadpleeg de wettekst of een adviseur voor uw eigen product.
Conphora (2026). Een retailer kondigt een audit van ons assortiment aan. Geraadpleegd op 13 oktober 2026 via https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/retailer-compliance-audit/
Conphora (2026) Een retailer kondigt een audit van ons assortiment aan. Beschikbaar op: https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/retailer-compliance-audit/ (geraadpleegd op 13 oktober 2026).
@misc{conphora2026eenretailerkondigteenaud,
author = {Conphora},
title = {Een retailer kondigt een audit van ons assortiment aan},
year = {2026},
url = {https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/retailer-compliance-audit/},
note = {Geraadpleegd op 13 oktober 2026}
} See it working before you add a product
The Demo Company is a complete, read-only example — products, documents, supplier requests and deadlines. Open it with a free account; no card, no trial clock.
Free account · no card · opens in the Demo Company