Besluit nr. 768/2008/EG stelt in hoofdstuk R4 van bijlage I het kader vast dat elke rechtshandeling binnen het nieuwe wetgevingskader gebruikt voor aangemelde instanties. Artikel R17 somt de eisen op: de instantie moet zijn opgericht naar nationaal recht en rechtspersoonlijkheid bezitten, een derde partij zijn die onafhankelijk is van de organisatie of het product dat zij beoordeelt, mag de producten die zij beoordeelt niet ontwerpen, vervaardigen, leveren, installeren of onderhouden, moet beschikken over het personeel, de procedures en de uitrusting om elke conformiteitsbeoordelingstaak waarvoor zij is aangemeld uit te voeren, en moet onpartijdigheid waarborgen; de beloning van haar leidinggevenden en beoordelaars mag niet afhangen van het aantal of de resultaten van de beoordelingen.
De ‘Blauwe Gids’ van de Commissie beschrijft de praktische rol: aangemelde instanties voeren de taken uit in de conformiteitsbeoordelingsprocedures van de toepasselijke wetgeving telkens wanneer een derde partij vereist is, zij worden aangewezen en aangemeld door hun nationale autoriteit, en zij kunnen hun diensten aanbieden aan marktdeelnemers binnen of buiten de EU. De Commissie publiceert de lijst van aangemelde instanties, elk met een identificatienummer en het gebied waarvoor zij zijn aangemeld, in de NANDO-databank.
Voor een fabrikant is het simpelweg de vraag of de toepasselijke rechtshandeling en module een aangemelde instantie vereisen. Is dat het geval, dan geeft de instantie een EU-typeonderzoekscertificaat af of keurt zij het kwaliteitssysteem goed, en volgt haar identificatienummer op de CE-markering wanneer de instantie betrokken is bij de productiecontrolefase (Besluit 768/2008, artikel R12, lid 3). Wordt een instantie gebruikt die niet is aangemeld voor de betreffende wetgeving en het betreffende product, dan is de conformiteitsbeoordeling niet geldig.