La decisione n. 768/2008/CE definisce, nel capo R4 del suo allegato I, il quadro che ogni atto del nuovo quadro legislativo utilizza per gli organismi notificati. L’articolo R17 ne elenca i requisiti: l’organismo deve essere costituito a norma del diritto nazionale e avere personalità giuridica, essere un terzo indipendente dall’organizzazione o dal prodotto che valuta, non deve progettare, fabbricare, fornire, installare o sottoporre a manutenzione i prodotti che valuta, deve disporre del personale, delle procedure e delle attrezzature necessari per svolgere tutti i compiti di valutazione della conformità per i quali è notificato e deve garantire l’imparzialità; la retribuzione dei suoi dirigenti e del suo personale incaricato della valutazione non può dipendere dal numero o dai risultati delle valutazioni.
La guida blu della Commissione ne descrive il ruolo pratico: gli organismi notificati svolgono i compiti previsti dalle procedure di valutazione della conformità della normativa applicabile ogni volta che è richiesto l’intervento di un terzo, sono designati e notificati dalla rispettiva autorità nazionale e possono offrire i propri servizi agli operatori economici all’interno o all’esterno dell’UE. La Commissione pubblica l’elenco degli organismi notificati, ciascuno con il proprio numero di identificazione e il relativo ambito di notifica, nella banca dati NANDO.
Per il fabbricante la questione è semplicemente se l’atto e il modulo applicabili richiedano un organismo notificato. Quando lo richiedono, l’organismo rilascia un certificato di esame UE del tipo oppure approva il sistema di qualità, e il suo numero di identificazione segue la marcatura CE quando l’organismo interviene nella fase di controllo della produzione (decisione 768/2008, articolo R12, paragrafo 3). Ricorrere a un organismo che non è notificato per la normativa e il prodotto pertinenti significa che la valutazione della conformità non è valida.