La décision n° 768/2008/CE fixe, au chapitre R4 de son annexe I, le cadre que reprend chaque acte du nouveau cadre législatif pour les organismes notifiés. L’article R17 énumère les exigences : l’organisme doit être constitué en vertu du droit national et avoir la personnalité juridique, être un tiers indépendant de l’organisation ou du produit qu’il évalue, ne pas concevoir, fabriquer, fournir, installer ou entretenir les produits qu’il évalue, disposer du personnel, des procédures et des équipements nécessaires pour exécuter chaque tâche d’évaluation de la conformité pour laquelle il est notifié, et garantir son impartialité ; la rémunération de sa direction et de son personnel d’évaluation ne peut dépendre du nombre ou des résultats des évaluations.
Le « Blue Guide » de la Commission décrit le rôle pratique des organismes notifiés : ils exécutent les tâches prévues par les procédures d’évaluation de la conformité de la législation applicable chaque fois qu’une tierce partie est requise, ils sont désignés et notifiés par leur autorité nationale, et ils peuvent offrir leurs services à des opérateurs économiques établis dans l’Union ou en dehors. La Commission publie la liste des organismes notifiés, chacun avec un numéro d’identification et son domaine de notification, dans la base de données NANDO.
Pour un fabricant, la question est simplement de savoir si l’acte applicable et le module retenu exigent un organisme notifié. Si c’est le cas, l’organisme délivre une attestation d’examen UE de type ou approuve le système de qualité, et son numéro d’identification suit le marquage CE lorsque l’organisme intervient dans la phase de contrôle de la production (décision 768/2008, article R12, § 3). Recourir à un organisme qui n’est pas notifié pour la législation et le produit concernés rend l’évaluation de la conformité non valide.