La Decisión n.º 768/2008/CE establece, en el capítulo R4 de su anexo I, el marco que todo acto del nuevo marco legislativo aplica a los organismos notificados. El artículo R17 enumera los requisitos: el organismo debe estar establecido con arreglo al Derecho nacional y tener personalidad jurídica; debe ser un tercero independiente de la organización o del producto que evalúa; no puede diseñar, fabricar, suministrar, instalar ni mantener los productos que evalúa; debe disponer del personal, los procedimientos y el equipo necesarios para realizar todas las tareas de evaluación de la conformidad para las que ha sido notificado, y debe garantizar su imparcialidad. La remuneración de sus directivos y del personal encargado de la evaluación no puede depender del número ni de los resultados de las evaluaciones.
La «Guía azul» de la Comisión describe su función práctica: los organismos notificados llevan a cabo las tareas previstas en los procedimientos de evaluación de la conformidad de la legislación aplicable siempre que se exija la intervención de un tercero; son designados y notificados por su autoridad nacional (en España, la acreditación de estos organismos corresponde a la ENAC), y pueden ofrecer sus servicios a operadores económicos establecidos dentro o fuera de la UE. La Comisión publica la lista de organismos notificados, cada uno con su número de identificación y su ámbito de notificación, en la base de datos NANDO.
Para el fabricante, la pregunta es sencillamente si el acto y el módulo aplicables exigen un organismo notificado. Cuando así es, el organismo expide un certificado de examen UE de tipo o aprueba el sistema de calidad, y su número de identificación acompaña al marcado CE cuando el organismo interviene en la fase de control de la producción (Decisión 768/2008, artículo R12, apartado 3). Recurrir a un organismo que no esté notificado para la legislación y el producto de que se trate significa que la evaluación de la conformidad no es válida.