Nos documents de conformité sont éparpillés un peu partout

Des documents éparpillés ne constituent pas une catégorie juridique, mais les obligations qu'ils mettent en péril, elles, en sont une. Au titre du règlement (UE) 2023/988 relatif à la sécurité générale des produits, le fabricant procède à une analyse interne des risques et établit la documentation technique avant de mettre un produit sur le marché (article 9, § 2). Il veille à ce que la documentation soit à jour, la tient à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant 10 ans après la mise sur le marché du produit et la met à disposition sur demande (article 9, § 3). Les importateurs en conservent une copie pendant 10 ans après avoir mis le produit sur le marché (article 11, § 6). En vertu de l'article 2, § 1, troisième alinéa, point b), le chapitre III, section 1, qui contient ces articles, ne s'applique pas aux produits soumis à la législation d'harmonisation de l'Union ; pour ces produits, ce sont les règles de dossier propres à l'acte concerné qui s'appliquent.^[1]

Les directives relatives au marquage CE suivent le même schéma. Au titre de la directive basse tension 2014/35/UE, le fabricant établit la documentation technique visée à l'annexe III et la conserve avec la déclaration UE de conformité pendant 10 ans (article 6, § 2 et 3). Le point 4.2 de l'annexe III demande que la déclaration soit établie pour un modèle de produit et conservée avec la documentation technique. Sur demande motivée, le fabricant fournit toutes les informations et la documentation, sur support papier ou électronique, nécessaires pour démontrer la conformité (article 6, § 9). L'importateur conserve une copie de la déclaration et veille à ce que la documentation technique puisse être mise à disposition (article 8, § 8).^[2]

La personne qui répond à l'autorité n'est souvent pas celle qui détient les documents. Pour les produits relevant des actes énumérés à l'article 4, § 5, du règlement (UE) 2019/1020, un produit ne peut être mis sur le marché que si un opérateur économique établi dans l'UE est chargé de vérifier que la déclaration et la documentation technique ont été établies, de tenir la déclaration à disposition et de veiller à ce que le dossier puisse être mis à disposition sur demande (article 4, § 1 et § 3, point a)). Cet opérateur fournit aussi la documentation dans une langue que l'autorité comprend aisément (article 4, § 3, point b)). Pour les produits relevant du GPSR dont le fabricant est établi hors de l'Union, l'opérateur économique responsable vérifie en outre régulièrement, lorsque cela est approprié au regard des risques, que le produit est conforme à la documentation technique et, à la demande des autorités de surveillance du marché, fournit des preuves documentées des contrôles effectués (GPSR, article 16, § 2).^[3][1]

Les autorités n'ont pas à attendre que vous retrouviez les documents. L'article 14, § 4, point a), du règlement (UE) 2019/1020 leur donne le pouvoir d'exiger des documents et des données relatifs à la conformité sous quelque forme ou format que ce soit, quel que soit le support de stockage ou le lieu où ils sont stockés, et d'en prendre copie. Si la preuve ne peut être produite, l'autorité peut exiger une mesure corrective, y compris remédier à une non-conformité formelle, et veiller au retrait, au rappel ou à l'interdiction lorsque l'opérateur n'agit pas (article 16, § 3 et 5).^[3]