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Die EU-Konformitätserklärung ist ein kurzes Dokument mit großer Tragweite. Nach der Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU besagt sie, dass die Erfüllung der Sicherheitsziele in Anhang I nachgewiesen wurde (Artikel 15 Absatz 1). Sie folgt dem Muster in Anhang IV, enthält die Elemente des Moduls A in Anhang III, wird laufend aktualisiert und in die Sprachen übersetzt, die der Mitgliedstaat des Verkaufs verlangt (Artikel 15 Absatz 2). Mit ihrer Ausstellung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für die Konformität des Betriebsmittels (Artikel 15 Absatz 4). Der Hersteller erstellt sie erst, nachdem die Konformitätsbewertung die Einhaltung der Anforderungen nachgewiesen hat, bringt im selben Schritt die CE-Kennzeichnung an und bewahrt die Erklärung zusammen mit den technischen Unterlagen 10 Jahre lang auf (Artikel 6 Absätze 2 und 3).^[1]

Das Muster ist in den verschiedenen Rechtsakten nahezu gleich. Anhang IV der Niederspannungsrichtlinie verlangt Modell, Typ, Charge oder Seriennummer des Produkts; Name und Anschrift des Herstellers oder seines Bevollmächtigten; die Erklärung, dass die Konformitätserklärung in alleiniger Verantwortung des Herstellers ausgestellt wird; den Gegenstand der Erklärung, der ein Farbbild enthalten kann; die Erklärung, dass der Gegenstand den einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union entspricht; die Fundstellen der harmonisierten Normen oder sonstigen technischen Spezifikationen; zusätzliche Angaben; und den Unterschriftenblock mit Ort, Datum, Name und Funktion. Die EMV-Richtlinie 2014/30/EU verlangt zusätzlich das Datum jeder Norm und gegebenenfalls die Beteiligung der notifizierten Stelle (Anhang IV).^[1][3]

Bei Funkanlagen kommen zwei Punkte hinzu. Anhang VI der Richtlinie 2014/53/EU verlangt Normen mit Kennnummer und Fassung und gegebenenfalls Ausgabedatum sowie gegebenenfalls eine Beschreibung des Zubehörs und der Bestandteile, einschließlich der Software, auf die sich die Erklärung erstreckt. Jedem Gerät muss eine Kopie der Erklärung oder die vereinfachte Konformitätserklärung nach Anhang VII beiliegen, die die genaue Internetadresse des vollständigen Texts enthält (Artikel 10 Absatz 9 und Artikel 18 Absatz 2).^[2]

Für Spielzeug gilt noch die ältere Bezeichnung EG-Konformitätserklärung. Sie besagt, dass Artikel 10 und Anhang II erfüllt sind, folgt dem Muster in Anhang III der Richtlinie 2009/48/EG, enthält die Elemente der einschlägigen Module des Beschlusses Nr. 768/2008/EG und wird laufend aktualisiert (Artikel 15). Diese Module stammen aus dem gemeinsamen Rechtsrahmen: Artikel R10 des Beschlusses Nr. 768/2008/EG legt dasselbe Muster für Aufbau, Aktualisierung und Übersetzung fest, und Anhang III des Beschlusses enthält das ursprüngliche Muster. Die Spielzeugverordnung (EU) 2025/2509, die ab dem 1. August 2030 gilt, ersetzt die Spielzeug-Konformitätserklärung durch einen digitalen Produktpass, den der Hersteller vor dem Inverkehrbringen des Spielzeugs erstellt; mit der Erstellung übernimmt er die Verantwortung für die Konformität des Spielzeugs (Artikel 19 Absätze 1 und 4).^[5][6][7]

Eine fehlende, unvollständige oder veraltete Erklärung ist eine Nichtkonformität, deren Behebung die Behörde anordnen kann. Handelt der Wirtschaftsakteur nicht, sorgt die Behörde dafür, dass das Produkt zurückgenommen, zurückgerufen oder untersagt wird (Verordnung (EU) 2019/1020 Artikel 16 Absätze 3 und 5).^[4]