Pytanie, na które musi odpowiedzieć każdy sprzedawca spoza UE
Rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), czyli rozporządzenie (UE) 2023/988, stosuje się od 13 grudnia 2024 r. Po prawie dwóch latach jedno pytanie wraca od marek spoza UE częściej niż jakiekolwiek inne: kto jest naszą osobą odpowiedzialną w UE?
Odpowiedź ma znaczenie, ponieważ ten przepis jest warunkiem dostępu do rynku, a nie formalnością. Zgodnie z art. 16 ust. 1 GPSR produkt objęty rozporządzeniem „może być wprowadzony do obrotu tylko wtedy, gdy istnieje podmiot gospodarczy mający siedzibę w Unii”, który odpowiada za określone zadania dotyczące tego produktu. Bez takiego podmiotu produktu nie należy w ogóle sprzedawać w UE – ani w sklepie, ani na własnej stronie internetowej, ani za pośrednictwem platformy handlowej.
Dwa przepisy, jeden model
GPSR nie tworzy własnego systemu. Art. 16 ust. 1 przejmuje go z rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku, czyli rozporządzenia (UE) 2019/1020:
- Dla produktów konsumenckich objętych GPSR stosuje się art. 16 GPSR, który nakazuje stosowanie do tych produktów art. 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku.
- Dla produktów objętych unijnym prawodawstwem harmonizacyjnym wymienionym w art. 4 ust. 5 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku – w tym przepisami dotyczącymi zabawek, urządzeń elektrycznych, kompatybilności elektromagnetycznej, urządzeń radiowych, maszyn, środków ochrony indywidualnej i urządzeń spalających paliwa gazowe – bezpośrednio stosuje się art. 4 tego rozporządzenia.
W obu przypadkach możliwe są te same cztery podmioty i obowiązują te same zadania podstawowe. GPSR dodaje dla produktów konsumenckich kilka dodatkowych obowiązków, opisanych poniżej.
Cztery możliwe podmioty
Art. 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku wymienia podmioty gospodarcze, które mogą przejąć tę rolę:
- Producent mający siedzibę w Unii. Jeśli producent znajduje się w UE, pytanie jest rozstrzygnięte.
- Importer, jeżeli producent nie ma siedziby w Unii. Importer to przedsiębiorca z UE, który wprowadza produkt z państwa trzeciego do obrotu w UE.
- Upoważniony przedstawiciel posiadający pisemne pełnomocnictwo od producenta, wyznaczające go do wykonywania zadań z art. 4 ust. 3 w imieniu producenta.
- Dostawca usług realizacji zamówień mający siedzibę w Unii, w odniesieniu do produktów, które obsługuje, jeżeli żaden inny podmiot gospodarczy wymieniony w pkt 1–3 nie ma siedziby w Unii.
Dostawca usług realizacji zamówień jest wprost rozwiązaniem awaryjnym. Staje się odpowiedzialnym podmiotem dopiero wtedy, gdy w UE nie ma producenta, importera ani upoważnionego przedstawiciela. Rozporządzenie definiuje dostawcę usług realizacji zamówień jako przedsiębiorcę, który w ramach działalności handlowej oferuje co najmniej dwie spośród usług: magazynowanie, pakowanie, adresowanie i wysyłkę, bez posiadania produktów na własność. Usługi pocztowe i paczkowe oraz przewóz towarów są z tej definicji wyłączone.
Dla marki spoza UE wybór sprowadza się zwykle do importera, który kupuje i odsprzedaje towar, albo upoważnionego przedstawiciela wyznaczonego pisemnym pełnomocnictwem, gdy marka sprzedaje bezpośrednio klientom w UE. Art. 5 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku wymaga, aby upoważniony przedstawiciel wykonywał zadania wskazane w pełnomocnictwie, dysponował odpowiednimi środkami do ich wykonania i na żądanie przekazywał organom kopię pełnomocnictwa.
Co musi robić odpowiedzialny podmiot
Art. 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku określa zadania podstawowe:
- jeżeli obowiązujące przepisy wymagają deklaracji zgodności UE i dokumentacji technicznej, sprawdzać, czy zostały sporządzone, przechowywać deklarację do dyspozycji przez wymagany okres i dopilnować, aby dokumentację można było przedstawić na żądanie;
- na uzasadniony wniosek przekazać organowi wszelkie informacje i dokumentację niezbędne do wykazania zgodności, w języku łatwo zrozumiałym dla tego organu;
- informować organy, gdy istnieją powody, by sądzić, że produkt stwarza ryzyko;
- współpracować z organami, w tym dopilnować podjęcia działań naprawczych.
Dla produktów konsumenckich objętych GPSR art. 16 ust. 2 dodaje obowiązek regularnego sprawdzania, czy produkt jest zgodny ze swoją dokumentacją techniczną oraz z wymogami GPSR dotyczącymi etykietowania i informacji, oraz przedstawiania organom nadzoru rynku na żądanie udokumentowanych dowodów tych kontroli.
Zgodnie z art. 20 ust. 4 GPSR, jeżeli producent nie ma siedziby w Unii, osoba odpowiedzialna, która wie o wypadku spowodowanym przez produkt, musi także dopilnować, aby wypadek został zgłoszony za pośrednictwem Safety Business Gateway.
Gdzie musi widnieć nazwa
Art. 16 ust. 3 GPSR wymaga, aby nazwa odpowiedzialnego podmiotu, zarejestrowana nazwa handlowa lub znak towarowy oraz dane kontaktowe, w tym adres pocztowy i elektroniczny, były umieszczone na produkcie, jego opakowaniu, przesyłce lub w dokumencie towarzyszącym. Rozporządzenie w sprawie nadzoru rynku wymaga adresu pocztowego; GPSR dodaje dla produktów konsumenckich adres elektroniczny.
Oferty online podlegają odrębnej regule. Zgodnie z art. 19 GPSR, gdy produkt jest sprzedawany na odległość, a producent nie ma siedziby w Unii, oferta musi jasno wskazywać nazwę oraz adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej, obok danych producenta, identyfikacji produktu ze zdjęciem oraz ostrzeżeń i informacji dotyczących bezpieczeństwa.
Zobacz nasze strony problemów: brak osoby odpowiedzialnej w UE, etykieta bez adresu w UE oraz pełnomocnictwo upoważnionego przedstawiciela.
Dostawcy usług realizacji zamówień: rozwiązanie awaryjne
Wielu sprzedawców spoza UE korzysta z magazynu w UE i zakłada, że magazyn staje się ich osobą odpowiedzialną. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy w UE nie ma producenta, importera ani upoważnionego przedstawiciela. Dostawca usług realizacji zamówień, który znajdzie się w takiej sytuacji, przejmuje pełny zakres zadań dla obsługiwanych produktów, dlatego wielu z nich zażąda wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela. Szczegóły omawiają nasza strona problemu Przechowujemy i wysyłamy towary dla innych i możemy ponosić odpowiedzialność oraz hasło słownika o dostawcy usług realizacji zamówień.
Platformy handlowe nie znajdują się na liście
Internetowe platformy handlowe mają własne obowiązki wynikające z GPSR. Zgodnie z art. 22 muszą zarejestrować się w portalu Safety Gate, wyznaczyć jeden punkt kontaktowy dla organów i drugi dla konsumentów oraz mieć wewnętrzne procesy dotyczące bezpieczeństwa produktów. Platforma handlowa nie należy jednak do czterech podmiotów z art. 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku. Oferta na platformie nie zastępuje osoby odpowiedzialnej; platforma poprosi o jej wskazanie.
Jak Conphora pomaga
Przepis o osobie odpowiedzialnej łączy umowy, etykiety, oferty i dokumenty. Dzięki Conphorze mogą Państwo:
- Zapisać odpowiedzialny podmiot gospodarczy dla każdego produktu i rynku, wraz z pełnomocnictwem lub umową, na której się opiera.
- Mieć gotową dokumentację techniczną i deklaracje do przekazania importerowi lub upoważnionemu przedstawicielowi.
- Rejestrować regularne kontrole wymagane przez art. 16 ust. 2 GPSR, z datami i dowodami.
- Sprawdzać, czy etykiety i oferty zawierają właściwe dane kontaktowe, zanim produkty trafią do sprzedaży.
Zobacz, jak działa Conphora i jak dokumentuje Państwa obowiązki w UE. Szerszy obraz znajdą Państwo w naszym artykule o GPSR oraz w hasłach słownika o osobie odpowiedzialnej i upoważnionym przedstawicielu.
Sprzedają Państwo do UE spoza jej terytorium? Zobacz plany i cennik →