Frågan som varje säljare utanför EU måste kunna besvara
Förordning (EU) 2023/988 om allmän produktsäkerhet (GPSR) har gällt sedan den 13 december 2024. Snart två år efter att den började gälla återkommer en fråga oftare än någon annan från varumärken utanför EU: vem är vår ansvariga person i EU?
Svaret är viktigt eftersom regeln är ett villkor för marknadstillträde, inte en formalitet. Enligt artikel 16.1 i GPSR ska en produkt som omfattas av förordningen ”inte få släppas ut på marknaden om det inte finns en ekonomisk aktör som är etablerad i unionen” och som ansvarar för vissa uppgifter för produkten. Utan en sådan aktör ska produkten inte säljas i EU över huvud taget, vare sig i en butik, på din egen webbplats eller via en marknadsplats.
Två regelverk, en modell
GPSR hittar inte på något eget system. Artikel 16.1 hämtar det från marknadskontrollförordningen, förordning (EU) 2019/1020:
- För konsumentprodukter som omfattas av GPSR gäller artikel 16 i GPSR, och den gör artikel 4.2 och 4.3 i marknadskontrollförordningen tillämpliga på dessa produkter.
- För produkter som omfattas av den harmoniserade lagstiftning som förtecknas i artikel 4.5 i marknadskontrollförordningen – bland annat reglerna om leksaker, elektrisk utrustning, elektromagnetisk kompatibilitet, radioutrustning, maskiner, personlig skyddsutrustning och gasapparater – gäller artikel 4 i den förordningen direkt.
I båda fallen finns samma fyra kandidater och gäller samma grundläggande uppgifter. GPSR lägger till vissa extra skyldigheter för konsumentprodukter, som beskrivs nedan.
De fyra kandidaterna
Artikel 4.2 i marknadskontrollförordningen förtecknar de ekonomiska aktörer som kan ta på sig rollen:
- En tillverkare som är etablerad i unionen. Om tillverkaren finns i EU är frågan besvarad.
- En importör, när tillverkaren inte är etablerad i unionen. Importören är det EU-företag som släpper ut produkten från ett tredjeland på EU-marknaden.
- En tillverkarens representant som har ett skriftligt mandat från tillverkaren att utföra uppgifterna i artikel 4.3 för tillverkarens räkning.
- En leverantör av distributionstjänster som är etablerad i unionen, för de produkter den hanterar, när ingen annan ekonomisk aktör enligt punkterna 1–3 är etablerad i unionen.
Leverantören av distributionstjänster är uttryckligen reservlösningen. Den blir ansvarig ekonomisk aktör först när det inte finns någon tillverkare, importör eller tillverkarens representant i EU. Förordningen definierar en leverantör av distributionstjänster som ett företag som i kommersiell verksamhet erbjuder minst två av tjänsterna lagerhållning, paketering, adressering och avsändning, utan att äga produkterna. Post- och paketleveranstjänster och godstransporter är undantagna.
För ett varumärke utanför EU står valet i praktiken oftast mellan en importör som köper och säljer vidare varorna och en tillverkarens representant som utses genom skriftligt mandat när varumärket säljer direkt till kunder i EU. Enligt artikel 5 i marknadskontrollförordningen ska tillverkarens representant utföra de uppgifter som anges i mandatet, ha lämpliga medel för det och på begäran lämna en kopia av mandatet till myndigheterna.
Vad den ansvariga aktören måste göra
Artikel 4.3 i marknadskontrollförordningen fastställer de grundläggande uppgifterna:
- om de tillämpliga reglerna kräver en EU-försäkran om överensstämmelse och teknisk dokumentation, kontrollera att de har upprättats, hålla försäkran tillgänglig under den föreskrivna tiden och se till att dokumentationen kan lämnas ut på begäran;
- på motiverad begäran lämna myndigheten all information och dokumentation som behövs för att visa överensstämmelse, på ett språk som myndigheten lätt förstår;
- informera myndigheterna när det finns anledning att anta att produkten utgör en risk;
- samarbeta med myndigheterna, bland annat genom att se till att korrigerande åtgärder vidtas.
För konsumentprodukter som omfattas av GPSR lägger artikel 16.2 till en skyldighet att regelbundet kontrollera att produkten överensstämmer med sin tekniska dokumentation och med GPSR:s krav på märkning och information, och att på begäran lämna dokumenterade bevis för dessa kontroller till marknadskontrollmyndigheterna.
Enligt artikel 20.4 i GPSR ska den ansvariga personen, när tillverkaren inte är etablerad i unionen och personen känner till en olycka som produkten har orsakat, också se till att olyckan anmäls via Safety Business Gateway.
Var namnet måste anges
Enligt artikel 16.3 i GPSR ska den ansvariga aktörens namn, registrerade firma eller varumärke och kontaktuppgifter, inklusive post- och e-postadress, anges på produkten, på förpackningen, på paketet eller i ett medföljande dokument. Marknadskontrollförordningen kräver postadressen; GPSR lägger till e-postadressen för konsumentprodukter.
Onlineerbjudanden har en egen regel. Enligt artikel 19 i GPSR ska erbjudandet, när en produkt säljs på distans och tillverkaren inte är etablerad i unionen, tydligt visa den ansvariga personens namn samt post- och e-postadress, vid sidan av tillverkarens uppgifter, produktidentifiering med en bild samt varningar och säkerhetsinformation.
Se våra problemsidor om att sakna ansvarig person i EU, en etikett utan EU-adress och tillverkarens representants mandat.
Leverantörer av distributionstjänster: sista utvägen
Många säljare utanför EU använder ett lager i EU och utgår från att lagret blir deras ansvariga person. Det sker bara när ingen tillverkare, importör eller tillverkarens representant är etablerad i EU. En leverantör av distributionstjänster som hamnar i den positionen tar över hela uppsättningen uppgifter för de produkter den hanterar, vilket är skälet till att många i stället begär att en tillverkarens representant utses. Vår problemsida Vi lagrar och skickar åt andra och kan vara ansvariga och ordlisteposten om leverantör av distributionstjänster går in på detaljerna.
Marknadsplatser finns inte med på listan
Onlinemarknadsplatser har egna skyldigheter enligt GPSR. Enligt artikel 22 ska de registrera sig i Safety Gate Portal, utse en enda kontaktpunkt för myndigheter och en annan för konsumenter samt ha interna processer för produktsäkerhet. Men en marknadsplats är ingen av de fyra aktörerna i artikel 4.2 i marknadskontrollförordningen. En annons på en marknadsplats ersätter inte en ansvarig person; marknadsplatsen kommer att be dig ange en.
Så hjälper Conphora dig
Regeln om ansvarig person binder samman avtal, etiketter, annonser och dokument. Med Conphora kan du:
- Registrera den ansvariga ekonomiska aktören för varje produkt och marknad, med det mandat eller avtal som ligger bakom.
- Ha den tekniska dokumentationen och försäkranden redo att delas med din importör eller tillverkarens representant.
- Logga de regelbundna kontrollerna som artikel 16.2 i GPSR kräver, med datum och bevis.
- Kontrollera att etiketter och annonser visar rätt kontaktuppgifter innan produkterna publiceras.
Se hur Conphora fungerar och hur det håller dina EU-ansvar dokumenterade. För den större bilden, läs vår artikel om GPSR och ordlisteposterna om ansvarig person och tillverkarens representant.
Säljer du till EU från ett land utanför EU? Se planer och priser →