La question que tout vendeur hors UE doit trancher
Le règlement relatif à la sécurité générale des produits (GPSR), règlement (UE) 2023/988, est applicable depuis le 13 décembre 2024. Près de deux ans après, une question revient plus que toute autre chez les marques établies hors de l’UE : qui est notre personne responsable dans l’UE ?
La réponse compte, car cette règle est une condition d’accès au marché, pas une simple formalité. En vertu de l’article 16, paragraphe 1, du GPSR, un produit couvert par le règlement « ne peut être mis sur le marché que s’il existe un opérateur économique établi dans l’Union » qui est responsable de certaines tâches pour ce produit. Sans cet opérateur, le produit ne devrait pas du tout être vendu dans l’UE, que ce soit en magasin, sur votre propre site ou via une place de marché.
Deux règles, un seul modèle
Le GPSR n’invente pas son propre système. L’article 16, paragraphe 1, reprend celui du règlement sur la surveillance du marché, le règlement (UE) 2019/1020 :
- Pour les produits de consommation relevant du GPSR, c’est l’article 16 du GPSR qui s’applique, et il rend applicables à ces produits l’article 4, paragraphes 2 et 3, du règlement sur la surveillance du marché.
- Pour les produits relevant de la législation d’harmonisation énumérée à l’article 4, paragraphe 5, du règlement sur la surveillance du marché – notamment les règles sur les jouets, les équipements électriques, la compatibilité électromagnétique, les équipements radioélectriques, les machines, les équipements de protection individuelle et les appareils à gaz –, l’article 4 de ce règlement s’applique directement.
Dans les deux cas, les quatre mêmes candidats sont possibles et les mêmes tâches essentielles s’appliquent. Le GPSR ajoute quelques obligations supplémentaires pour les produits de consommation, décrites plus bas.
Les quatre candidats
L’article 4, paragraphe 2, du règlement sur la surveillance du marché énumère les opérateurs économiques qui peuvent assumer ce rôle :
- Un fabricant établi dans l’Union. Si le fabricant est dans l’UE, la question est réglée.
- Un importateur, lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’Union. L’importateur est l’entreprise de l’UE qui met sur le marché de l’UE un produit provenant d’un pays tiers.
- Un mandataire titulaire d’un mandat écrit du fabricant, qui le charge d’exécuter en son nom les tâches visées à l’article 4, paragraphe 3.
- Un prestataire de services d’exécution des commandes établi dans l’Union, pour les produits qu’il traite, lorsqu’aucun autre opérateur économique visé aux points 1 à 3 n’est établi dans l’Union.
Le prestataire de services d’exécution des commandes est expressément le dernier recours. Il ne devient l’opérateur responsable que s’il n’existe ni fabricant, ni importateur, ni mandataire établi dans l’UE. Le règlement le définit comme une entreprise qui propose, dans le cadre d’une activité commerciale, au moins deux des services suivants – entreposage, conditionnement, adressage, expédition – sans être propriétaire des produits. Les services postaux, les services de livraison de colis et le transport de fret en sont exclus.
Pour une marque hors UE, le choix se fait en pratique entre un importateur qui achète et revend les marchandises et un mandataire désigné par mandat écrit lorsque la marque vend directement à des clients de l’UE. L’article 5 du règlement sur la surveillance du marché impose au mandataire d’exécuter les tâches prévues dans son mandat, de disposer des moyens appropriés pour le faire et de fournir une copie du mandat aux autorités sur demande.
Ce que l’opérateur responsable doit faire
L’article 4, paragraphe 3, du règlement sur la surveillance du marché fixe les tâches essentielles :
- lorsque les règles applicables exigent une déclaration UE de conformité et une documentation technique, vérifier qu’elles ont été établies, tenir la déclaration à disposition pendant la durée requise et s’assurer que la documentation peut être fournie sur demande ;
- sur demande motivée, communiquer à l’autorité toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer la conformité, dans une langue qu’elle comprend facilement ;
- informer les autorités lorsqu’il y a des raisons de croire que le produit présente un risque ;
- coopérer avec les autorités, notamment en veillant à ce que des mesures correctives soient prises.
Pour les produits de consommation relevant du GPSR, l’article 16, paragraphe 2, ajoute l’obligation de vérifier régulièrement que le produit est conforme à sa documentation technique ainsi qu’aux exigences d’étiquetage et d’information du GPSR, et de fournir aux autorités de surveillance du marché, sur demande, des preuves documentées de ces vérifications.
En vertu de l’article 20, paragraphe 4, du GPSR, lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’Union, la personne responsable qui a connaissance d’un accident causé par le produit doit également veiller à ce qu’il soit notifié via le Safety Business Gateway.
Où le nom doit figurer
L’article 16, paragraphe 3, du GPSR exige que le nom de l’opérateur responsable, sa raison sociale ou sa marque déposée et ses coordonnées, y compris l’adresse postale et l’adresse électronique, soient indiqués sur le produit, son emballage, le colis ou un document d’accompagnement. Le règlement sur la surveillance du marché exige l’adresse postale ; le GPSR y ajoute l’adresse électronique pour les produits de consommation.
Les offres en ligne ont leur propre règle. En vertu de l’article 19 du GPSR, lorsqu’un produit est vendu à distance et que le fabricant n’est pas établi dans l’Union, l’offre doit indiquer clairement le nom, l’adresse postale et l’adresse électronique de la personne responsable, ainsi que les coordonnées du fabricant, l’identification du produit avec une image, et les avertissements et informations de sécurité.
Consultez nos pages de problèmes sur l’absence de personne responsable dans l’UE, une étiquette sans adresse dans l’UE et le mandat du mandataire.
Prestataires d’exécution des commandes : le dernier recours
De nombreux vendeurs hors UE utilisent un entrepôt dans l’UE et supposent que l’entrepôt devient leur personne responsable. Ce n’est le cas que si aucun fabricant, importateur ou mandataire n’est établi dans l’UE. Un prestataire d’exécution des commandes qui se retrouve dans cette position assume l’ensemble des tâches pour les produits qu’il traite, ce qui explique que beaucoup demandent plutôt la désignation d’un mandataire. Notre page de problème Nous stockons et expédions pour des tiers et pouvons être responsables et l’entrée du glossaire sur le prestataire de services d’exécution des commandes détaillent le sujet.
Les places de marché ne figurent pas sur la liste
Les places de marché en ligne ont leurs propres obligations au titre du GPSR. En vertu de l’article 22, elles doivent s’enregistrer sur le portail Safety Gate, désigner un point de contact unique pour les autorités et un autre pour les consommateurs, et disposer de processus internes en matière de sécurité des produits. Mais une place de marché n’est pas l’un des quatre opérateurs visés à l’article 4, paragraphe 2, du règlement sur la surveillance du marché. Une annonce sur une place de marché ne remplace pas une personne responsable : la place de marché vous en demandera une.
Comment Conphora vous aide
La règle de la personne responsable relie contrats, étiquettes, annonces et documents. Avec Conphora, vous pouvez :
- Enregistrer l’opérateur économique responsable pour chaque produit et chaque marché, avec le mandat ou le contrat correspondant.
- Garder la documentation technique et les déclarations prêtes à être partagées avec votre importateur ou votre mandataire.
- Consigner les vérifications régulières exigées par l’article 16, paragraphe 2, du GPSR, avec les dates et les preuves.
- Vérifier que les étiquettes et les annonces affichent les bonnes coordonnées avant la mise en ligne des produits.
Découvrez comment fonctionne Conphora et comment il documente vos responsabilités dans l’UE. Pour une vue d’ensemble, lisez notre article sur le GPSR ainsi que les entrées du glossaire sur la personne responsable et le mandataire.
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