Die Frage, die jeder Verkäufer außerhalb der EU beantworten muss
Die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) gilt seit dem 13. Dezember 2024. Fast zwei Jahre später taucht bei Marken von außerhalb der EU eine Frage häufiger auf als jede andere: Wer ist unsere verantwortliche Person in der EU?
Die Antwort ist wichtig, weil die Regel eine Bedingung für den Marktzugang ist und keine Formalität. Nach Art. 16 Abs. 1 GPSR darf ein von der Verordnung erfasstes Produkt „nur in Verkehr gebracht werden, wenn ein in der Union niedergelassener Wirtschaftsakteur“ für bestimmte Aufgaben zu diesem Produkt verantwortlich ist. Ohne diesen Akteur sollte das Produkt in der EU gar nicht verkauft werden – ob im Laden, auf der eigenen Website oder über einen Marktplatz.
Zwei Regelungen, ein Modell
Die GPSR erfindet kein eigenes System. Art. 16 Abs. 1 übernimmt es aus der Marktüberwachungsverordnung, Verordnung (EU) 2019/1020:
- Für Verbraucherprodukte unter der GPSR gilt Art. 16 GPSR, der Art. 4 Abs. 2 und 3 der Marktüberwachungsverordnung auf diese Produkte anwendbar macht.
- Für Produkte, die unter die in Art. 4 Abs. 5 der Marktüberwachungsverordnung aufgeführten Harmonisierungsrechtsvorschriften fallen – darunter die Vorschriften für Spielzeug, elektrische Betriebsmittel, elektromagnetische Verträglichkeit, Funkanlagen, Maschinen, persönliche Schutzausrüstungen und Gasverbrauchseinrichtungen –, gilt Art. 4 dieser Verordnung unmittelbar.
In beiden Fällen kommen dieselben vier Kandidaten infrage, und es gelten dieselben Kernaufgaben. Die GPSR fügt für Verbraucherprodukte einige zusätzliche Pflichten hinzu, die unten beschrieben sind.
Die vier Kandidaten
Art. 4 Abs. 2 der Marktüberwachungsverordnung führt die Wirtschaftsakteure auf, die die Rolle übernehmen können:
- Ein in der Union niedergelassener Hersteller. Sitzt der Hersteller in der EU, ist die Frage beantwortet.
- Ein Einführer, wenn der Hersteller nicht in der Union niedergelassen ist. Der Einführer ist das Unternehmen in der EU, das das Produkt aus einem Drittland auf dem EU-Markt in Verkehr bringt.
- Ein Bevollmächtigter, der vom Hersteller schriftlich beauftragt ist, die Aufgaben nach Art. 4 Abs. 3 in dessen Namen wahrzunehmen.
- Ein in der Union niedergelassener Fulfilment-Dienstleister für die Produkte, die er abwickelt, wenn kein anderer Wirtschaftsakteur nach den Nummern 1 bis 3 in der Union niedergelassen ist.
Der Fulfilment-Dienstleister ist ausdrücklich nur die Auffanglösung. Er wird nur dann zum verantwortlichen Akteur, wenn es keinen Hersteller, Einführer oder Bevollmächtigten in der EU gibt. Die Verordnung definiert den Fulfilment-Dienstleister als ein Unternehmen, das im Rahmen einer Geschäftstätigkeit mindestens zwei der Leistungen Lagerhaltung, Verpackung, Adressierung und Versand anbietet, ohne Eigentümer der Produkte zu sein. Post- und Paketzustelldienste sowie Frachtverkehrsdienste sind ausgenommen.
Für eine Marke außerhalb der EU lautet die praktische Wahl meist: ein Einführer, der die Waren kauft und weiterverkauft, oder ein per schriftlichem Mandat bestellter Bevollmächtigter, wenn die Marke direkt an Kunden in der EU verkauft. Art. 5 der Marktüberwachungsverordnung verlangt, dass der Bevollmächtigte die im Mandat festgelegten Aufgaben wahrnimmt, über die dafür nötigen Mittel verfügt und den Behörden auf Verlangen eine Kopie des Mandats vorlegt.
Was der verantwortliche Akteur tun muss
Art. 4 Abs. 3 der Marktüberwachungsverordnung legt die Kernaufgaben fest:
- Verlangen die geltenden Vorschriften eine EU-Konformitätserklärung und technische Unterlagen, prüfen, dass diese erstellt wurden, die Erklärung für den vorgeschriebenen Zeitraum bereithalten und sicherstellen, dass die Unterlagen auf Verlangen vorgelegt werden können;
- auf begründetes Verlangen der Behörde alle Informationen und Unterlagen übermitteln, die für den Konformitätsnachweis erforderlich sind, in einer Sprache, die sie leicht verstehen kann;
- die Behörden unterrichten, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass das Produkt ein Risiko darstellt;
- mit den Behörden zusammenarbeiten, auch indem sichergestellt wird, dass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.
Für Verbraucherprodukte unter der GPSR fügt Art. 16 Abs. 2 die Pflicht hinzu, regelmäßig zu prüfen, ob das Produkt den technischen Unterlagen sowie den Kennzeichnungs- und Informationsanforderungen der GPSR entspricht, und den Marktüberwachungsbehörden auf Verlangen dokumentierte Nachweise dieser Prüfungen vorzulegen.
Nach Art. 20 Abs. 4 GPSR muss die verantwortliche Person, wenn der Hersteller nicht in der Union niedergelassen ist und sie von einem durch das Produkt verursachten Unfall Kenntnis erhält, außerdem sicherstellen, dass er über das Safety Business Gateway gemeldet wird.
Wo der Name stehen muss
Art. 16 Abs. 3 GPSR verlangt, dass Name, eingetragener Handelsname oder eingetragene Marke und Kontaktdaten des verantwortlichen Akteurs, einschließlich Post- und elektronischer Adresse, auf dem Produkt, seiner Verpackung, dem Paket oder einem beigefügten Dokument angegeben sind. Die Marktüberwachungsverordnung verlangt die Postanschrift; die GPSR ergänzt für Verbraucherprodukte die elektronische Adresse.
Für Online-Angebote gilt eine eigene Regel. Wird ein Produkt im Fernabsatz verkauft und ist der Hersteller nicht in der Union niedergelassen, muss das Angebot nach Art. 19 GPSR Name, Post- und elektronische Adresse der verantwortlichen Person deutlich ausweisen, neben den Angaben zum Hersteller, der Produktidentifizierung mit einem Bild sowie Warnhinweisen und Sicherheitsinformationen.
Siehe unsere Problemseiten zu keiner verantwortlichen Person in der EU, einem Etikett ohne EU-Adresse und dem Mandat des Bevollmächtigten.
Fulfilment-Dienstleister: die letzte Möglichkeit
Viele Verkäufer außerhalb der EU nutzen ein Lager in der EU und gehen davon aus, dass das Lager damit zu ihrer verantwortlichen Person wird. Das geschieht nur, wenn kein Hersteller, Einführer oder Bevollmächtigter in der EU niedergelassen ist. Ein Fulfilment-Dienstleister, der in diese Lage gerät, übernimmt für die von ihm abgewickelten Produkte das gesamte Aufgabenpaket; deshalb werden viele verlangen, dass stattdessen ein Bevollmächtigter bestellt wird. Unsere Problemseite Wir lagern und versenden für andere und könnten verantwortlich sein und der Glossareintrag zum Fulfilment-Dienstleister gehen ins Detail.
Marktplätze stehen nicht auf der Liste
Online-Marktplätze haben eigene Pflichten nach der GPSR. Nach Art. 22 müssen sie sich im Safety Gate Portal registrieren, eine einzige Kontaktstelle für Behörden und eine weitere für Verbraucher benennen und interne Verfahren zur Produktsicherheit haben. Ein Marktplatz gehört aber nicht zu den vier Akteuren in Art. 4 Abs. 2 der Marktüberwachungsverordnung. Ein Angebot auf einem Marktplatz ersetzt keine verantwortliche Person; der Marktplatz wird sie von Ihnen verlangen.
Wie Conphora hilft
Die Regel zur verantwortlichen Person verbindet Verträge, Etiketten, Angebote und Unterlagen. Mit Conphora können Sie:
- Den verantwortlichen Wirtschaftsakteur je Produkt und Markt erfassen, mit dem Mandat oder Vertrag dahinter.
- Technische Unterlagen und Erklärungen bereithalten, um sie mit Ihrem Einführer oder Bevollmächtigten zu teilen.
- Die regelmäßigen Prüfungen nach Art. 16 Abs. 2 GPSR protokollieren, mit Datum und Nachweis.
- Prüfen, ob Etiketten und Angebote die richtigen Kontaktdaten zeigen, bevor Produkte online gehen.
So funktioniert Conphora – und so bleiben Ihre Pflichten in der EU dokumentiert. Das größere Bild finden Sie in unserem Artikel zur GPSR und in den Glossareinträgen zur verantwortlichen Person und zum Bevollmächtigten.
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