De vraag die elke verkoper van buiten de EU moet beantwoorden
De algemene productveiligheidsverordening (GPSR), Verordening (EU) 2023/988, geldt sinds 13 december 2024. Bijna twee jaar later komt van merken buiten de EU nog steeds één vraag vaker terug dan alle andere: wie is onze verantwoordelijke persoon in de EU?
Het antwoord doet ertoe, want de regel is een voorwaarde voor markttoegang, geen formaliteit. Op grond van artikel 16, lid 1, van de GPSR ‘mag een product dat onder de verordening valt niet in de handel worden gebracht, tenzij er een in de Unie gevestigde marktdeelnemer is’ die voor bepaalde taken met betrekking tot dat product verantwoordelijk is. Zonder zo’n marktdeelnemer mag het product helemaal niet in de EU worden verkocht, of dat nu in een winkel is, op uw eigen website of via een marktplaats.
Twee regels, één model
De GPSR bedenkt geen eigen systeem. Artikel 16, lid 1, ontleent het aan de markttoezichtverordening, Verordening (EU) 2019/1020:
- Voor consumentenproducten onder de GPSR geldt artikel 16 van de GPSR, dat artikel 4, leden 2 en 3, van de markttoezichtverordening op die producten van toepassing verklaart.
- Voor producten onder de harmonisatiewetgeving die is opgenomen in artikel 4, lid 5, van de markttoezichtverordening – waaronder de regels voor speelgoed, elektrische apparatuur, elektromagnetische compatibiliteit, radioapparatuur, machines, persoonlijke beschermingsmiddelen en gastoestellen – is artikel 4 van die verordening rechtstreeks van toepassing.
In beide gevallen komen dezelfde vier kandidaten in aanmerking en gelden dezelfde kerntaken. De GPSR voegt voor consumentenproducten enkele extra verplichtingen toe, die hieronder worden beschreven.
De vier kandidaten
Artikel 4, lid 2, van de markttoezichtverordening noemt de marktdeelnemers die de rol op zich kunnen nemen:
- Een in de Unie gevestigde fabrikant. Is de fabrikant in de EU gevestigd, dan is de vraag beantwoord.
- Een importeur, wanneer de fabrikant niet in de Unie is gevestigd. De importeur is het bedrijf in de EU dat het product uit een derde land in de EU in de handel brengt.
- Een gemachtigde die van de fabrikant een schriftelijk mandaat heeft gekregen om namens de fabrikant de taken van artikel 4, lid 3, uit te voeren.
- Een in de Unie gevestigde fulfilmentdienstverlener, voor de producten die hij verwerkt, wanneer er geen andere marktdeelnemer als bedoeld onder 1 tot en met 3 in de Unie is gevestigd.
De fulfilmentdienstverlener is nadrukkelijk het vangnet. Hij wordt pas de verantwoordelijke marktdeelnemer wanneer er geen fabrikant, importeur of gemachtigde in de EU is. De verordening definieert een fulfilmentdienstverlener als een bedrijf dat in het kader van een commerciële activiteit ten minste twee van de volgende diensten aanbiedt: opslag, verpakking, adressering en verzending, zonder eigenaar van de producten te zijn. Post- en pakketbezorgdiensten en vrachtvervoer zijn uitgesloten.
Voor een merk van buiten de EU is de praktische keuze meestal die tussen een importeur die de goederen koopt en doorverkoopt, en een gemachtigde die bij schriftelijk mandaat wordt aangewezen wanneer het merk rechtstreeks aan klanten in de EU verkoopt. Artikel 5 van de markttoezichtverordening vereist dat de gemachtigde de taken uit zijn mandaat uitvoert, over de passende middelen daarvoor beschikt en de autoriteiten op verzoek een kopie van het mandaat verstrekt.
Wat de verantwoordelijke marktdeelnemer moet doen
Artikel 4, lid 3, van de markttoezichtverordening stelt de kerntaken vast:
- wanneer de toepasselijke regels een EU-conformiteitsverklaring en technische documentatie vereisen, nagaan dat zij zijn opgesteld, de verklaring gedurende de vereiste termijn beschikbaar houden en ervoor zorgen dat de documentatie op verzoek kan worden verstrekt;
- op een met redenen omkleed verzoek de autoriteit alle informatie en documentatie verstrekken die nodig is om de conformiteit aan te tonen, in een taal die zij gemakkelijk kan begrijpen;
- de autoriteiten inlichten wanneer er reden is om aan te nemen dat het product een risico vormt;
- met de autoriteiten samenwerken, onder meer door ervoor te zorgen dat corrigerende maatregelen worden genomen.
Voor consumentenproducten onder de GPSR voegt artikel 16, lid 2, de plicht toe om regelmatig te controleren of het product voldoet aan de technische documentatie en aan de etiketterings- en informatie-eisen van de GPSR, en om de markttoezichtautoriteiten op verzoek gedocumenteerd bewijs van die controles te verstrekken.
Op grond van artikel 20, lid 4, van de GPSR moet de verantwoordelijke persoon, wanneer de fabrikant niet in de Unie is gevestigd en hij kennis heeft van een ongeval dat door het product is veroorzaakt, er ook voor zorgen dat dit via het Safety Business Gateway wordt gemeld.
Waar de naam moet staan
Artikel 16, lid 3, van de GPSR vereist dat de naam, de geregistreerde handelsnaam of het geregistreerde handelsmerk en de contactgegevens van de verantwoordelijke marktdeelnemer, inclusief het postadres en het elektronisch adres, worden vermeld op het product, de verpakking, het pakket of een bijgevoegd document. De markttoezichtverordening vereist het postadres; de GPSR voegt voor consumentenproducten het elektronisch adres toe.
Voor onlineaanbiedingen geldt een eigen regel. Op grond van artikel 19 van de GPSR moet het aanbod, wanneer een product op afstand wordt verkocht en de fabrikant niet in de Unie is gevestigd, duidelijk de naam, het postadres en het elektronisch adres van de verantwoordelijke persoon vermelden, naast de gegevens van de fabrikant, de identificatie van het product met een afbeelding, en waarschuwingen en veiligheidsinformatie.
Zie onze probleempagina’s over geen verantwoordelijke persoon in de EU hebben, een etiket zonder EU-adres en het mandaat van de gemachtigde.
Fulfilmentdienstverleners: het laatste redmiddel
Veel verkopers van buiten de EU gebruiken een magazijn in de EU en gaan ervan uit dat het magazijn hun verantwoordelijke persoon wordt. Dat gebeurt alleen wanneer er in de EU geen fabrikant, importeur of gemachtigde is gevestigd. Een fulfilmentdienstverlener die in die positie terechtkomt, neemt alle taken op zich voor de producten die hij verwerkt, en daarom zullen velen vragen om in plaats daarvan een gemachtigde aan te wijzen. Onze probleempagina Wij slaan op en verzenden voor anderen en zijn mogelijk verantwoordelijk en het lemma over de fulfilmentdienstverlener in de woordenlijst gaan hier dieper op in.
Marktplaatsen staan niet op de lijst
Onlinemarktplaatsen hebben hun eigen GPSR-verplichtingen. Op grond van artikel 22 moeten zij zich registreren in het Safety Gate-portaal, één enkel contactpunt voor autoriteiten en een ander voor consumenten aanwijzen, en interne processen voor productveiligheid hebben. Maar een marktplaats is geen van de vier marktdeelnemers in artikel 4, lid 2, van de markttoezichtverordening. Een aanbieding op een marktplaats komt niet in de plaats van een verantwoordelijke persoon; de marktplaats zal u om een verantwoordelijke persoon vragen.
Hoe Conphora helpt
De regel over de verantwoordelijke persoon verbindt contracten, etiketten, aanbiedingen en documenten. Met Conphora kunt u:
- De verantwoordelijke marktdeelnemer per product en markt vastleggen, met het mandaat of contract erachter.
- Technische documentatie en verklaringen klaarhouden om te delen met uw importeur of gemachtigde.
- De regelmatige controles registreren die artikel 16, lid 2, van de GPSR vereist, met data en bewijs.
- Controleren of etiketten en aanbiedingen de juiste contactgegevens tonen voordat producten live gaan.
Bekijk hoe Conphora werkt en hoe het uw verantwoordelijkheden in de EU gedocumenteerd houdt. Voor het bredere beeld leest u ons artikel over de GPSR en de lemma’s over verantwoordelijke persoon en gemachtigde in de woordenlijst.
Verkoopt u vanuit het buitenland aan de EU? Bekijk abonnementen en prijzen →