Nasze dokumenty zgodności są rozproszone w wielu miejscach

Rozproszone pliki nie są kategorią prawną, ale obowiązki, które przez to są zagrożone, już nią są. Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR) producent przeprowadza wewnętrzną analizę ryzyka i sporządza dokumentację techniczną przed wprowadzeniem produktu do obrotu (art. 9 ust. 2). Musi zapewnić jej aktualność, przechowywać ją do dyspozycji organów nadzoru rynku przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu i udostępniać ją na żądanie (art. 9 ust. 3). Importerzy przechowują kopię przez 10 lat od wprowadzenia przez siebie produktu do obrotu (art. 11 ust. 6). Zgodnie z art. 2 ust. 1 akapit trzeci lit. b) sekcja 1 rozdziału III, w której znajdują się te artykuły, nie ma zastosowania do produktów objętych unijnym prawodawstwem harmonizacyjnym; w ich przypadku obowiązują przepisy dotyczące dokumentacji zawarte w danym akcie.^[1]

Dyrektywy CE przewidują ten sam schemat. Zgodnie z dyrektywą niskonapięciową 2014/35/UE producent sporządza dokumentację techniczną, o której mowa w załączniku III, i przechowuje ją wraz z deklaracją zgodności UE przez 10 lat (art. 6 ust. 2 i 3). Załącznik III pkt 4.2 wymaga sporządzenia deklaracji dla modelu produktu i przechowywania jej wraz z dokumentacją techniczną. Na uzasadniony wniosek producent przekazuje wszelkie informacje i dokumentację, w postaci papierowej lub elektronicznej, niezbędne do wykazania zgodności (art. 6 ust. 9). Importer przechowuje kopię deklaracji i zapewnia możliwość udostępnienia dokumentacji technicznej (art. 8 ust. 8).^[2]

Osoba, która odpowiada organowi, często nie jest osobą, która dysponuje plikami. W przypadku produktów objętych aktami wymienionymi w art. 4 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2019/1020 produkt może zostać wprowadzony do obrotu tylko wtedy, gdy podmiot gospodarczy z UE odpowiada za weryfikację, czy sporządzono deklarację i dokumentację techniczną, za przechowywanie deklaracji do dyspozycji organów oraz za zapewnienie możliwości udostępnienia dokumentacji na żądanie (art. 4 ust. 1 i ust. 3 lit. a)). Podmiot ten przekazuje też dokumentację w języku łatwo zrozumiałym dla organu (art. 4 ust. 3 lit. b)). W przypadku produktów objętych GPSR, których producent ma siedzibę poza Unią, odpowiedzialny podmiot gospodarczy sprawdza również regularnie, stosownie do ryzyka, czy produkt jest zgodny z dokumentacją techniczną, i na wniosek organów nadzoru rynku przedstawia udokumentowane dowody przeprowadzonych kontroli (GPSR, art. 16 ust. 2).^[3][1]

Organy nie muszą czekać, aż Państwo odnajdą pliki. Artykuł 14 ust. 4 lit. a) rozporządzenia (UE) 2019/1020 daje im uprawnienie do żądania dokumentów i danych dotyczących zgodności w dowolnej formie, niezależnie od nośnika lub miejsca ich przechowywania, oraz do sporządzania ich kopii. Jeżeli dowodów nie można przedstawić, organ może wymagać działań naprawczych, w tym usunięcia niezgodności formalnej, oraz zapewnić wycofanie z obrotu, odzyskanie produktu lub zakaz, gdy podmiot gospodarczy nie podejmie działań (art. 16 ust. 3 i 5).^[3]