Nieuwe leverancier: wij willen eerst de documenten

Onboarding is het goedkoopste moment om de naleving te regelen, omdat de verplichtingen ingaan vóórdat de eerste eenheid is verkocht. Op grond van de verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 moet de importeur er vóór het in de handel brengen van een product voor zorgen dat het aan de algemene veiligheidseis voldoet en dat de fabrikant de interne risicoanalyse en de technische documentatie heeft opgesteld, het product van een identificatiegegeven heeft voorzien en zijn naam en adressen heeft vermeld (artikel 11, lid 1). De importeur bewaart een kopie van die documentatie gedurende 10 jaar nadat hij het product in de handel heeft gebracht (artikel 11, lid 6).^[1]

De identiteit van de leverancier telt in twee richtingen. De naam, de geregistreerde handelsnaam of het geregistreerde handelsmerk en het postadres en elektronische adres van de fabrikant staan op het product (artikel 9, lid 6). En op verzoek moet elke marktdeelnemer aangeven wie hem het product, of een in het product opgenomen onderdeel, component of software, heeft geleverd, en moet hij die informatie zes jaar nadat hem is geleverd kunnen overleggen (artikel 15, lid 3 en 5). De Blauwe gids van de Commissie voegt eraan toe dat een importeur geen mandaat van de fabrikant nodig heeft, maar ervoor moet zorgen dat contact met de fabrikant tot stand kan worden gebracht, bijvoorbeeld om de technische documentatie aan een autoriteit beschikbaar te stellen. Zij noemt het goede praktijk dat importeurs in het contract met de leverancier verwijzen naar de toepasselijke EU-wetgeving en toegang tot het technisch dossier, of de ondertekende verplichting van de fabrikant om het te verstrekken, veiligstellen (voetnoot 139).^[1][4]

Voor producten die onder harmonisatiewetgeving van de Unie vallen, bepaalt de sectorale handeling de documenten. Voor de handelingen van artikel 4, lid 5, van Verordening (EU) 2019/1020, zoals de laagspanningsrichtlijn, verifieert de in de Unie verantwoordelijke marktdeelnemer ook dat de EU-conformiteitsverklaring en de technische documentatie zijn opgesteld en dat de documentatie op verzoek beschikbaar kan worden gesteld (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 4, lid 3, onder a)). De douane schorst de vrijgave van producten die aankomen zonder de documentatie die hun Unierecht vereist (artikel 26, lid 1, onder a)).^[2]

Een nieuwere vraag betreft de manier waarop producten worden gemaakt. Verordening (EU) 2024/3015 verbiedt marktdeelnemers producten die met dwangarbeid zijn gemaakt in de handel te brengen of op de markt van de Unie aan te bieden, of uit te voeren (artikel 3); dat zijn producten waarvoor in enige fase van winning, oogst, productie of vervaardiging geheel of gedeeltelijk dwangarbeid is gebruikt (artikel 2, punt 7). De verordening is van toepassing met ingang van 14 december 2027 (artikel 39) en bepaalt dat zij geen aanvullende zorgvuldigheidsverplichtingen schept bovenop die van het Unierecht of het nationale recht (artikel 1, lid 3).^[3]