Wij houden geen overzicht van documenten van leveranciers
Bij veel leveranciers is niet de opslag het probleem maar de beheersing: weten welk product welk document mist, van wie en sinds wanneer. De wet verwacht actuele dossiers die 10 jaar worden bewaard en leveranciers die zes jaar identificeerbaar zijn (GPSR, artikel 9, lid 3, artikel 11, lid 6, en artikel 15, lid 5). Houd één register van leveranciers en producten bij, rangschik hiaten naar risico, doe op vaste momenten navraag en reageer op triggers voor wijzigingen.
Free account · no card · opens in the Demo Company
Beoordeeld op 4 oktober 2026 door Conphora compliance team · Geen juridisch advies
Waarom dit gebeurt
Een importeur met veel leveranciers heeft per product dezelfde plichten als een importeur met één leverancier; wat verandert, is de moeite die het kost om ze na te komen. Op grond van de verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 moet de importeur, voordat hij elk product in de handel brengt, ervoor zorgen dat de fabrikant de risicoanalyse en de technische documentatie heeft opgesteld (artikel 11, lid 1), en een kopie daarvan 10 jaar bewaren nadat hij het product in de handel heeft gebracht (artikel 11, lid 6). De fabrikant moet die documentatie actueel houden (artikel 9, lid 3). De Blue Guide van de Commissie leest de 10 jaar als lopend vanaf het laatste exemplaar van het productmodel dat in de handel is gebracht (voetnoten 115 en 142), zodat de bewaartermijn opschuift zolang er nieuwe eenheden in de handel worden gebracht.[1][4]
Traceerbaarheid voegt een tweede register toe. Elke marktdeelnemer moet op verzoek kunnen aangeven welke marktdeelnemer hem het product of een onderdeel, een component of ingebedde software heeft geleverd, en aan welke marktdeelnemer hij heeft geleverd, en moet die informatie zes jaar kunnen overleggen (GPSR, artikel 15, leden 3 en 5). Voor laagspanningsmaterieel vereist Richtlijn 2014/35/EU dezelfde identificatie van leveranciers en afnemers gedurende 10 jaar (artikel 11).[1][2]
Dossiers blijven niet vanzelf actueel. De laagspanningsrichtlijn vereist dat fabrikanten naar behoren rekening houden met wijzigingen in het ontwerp of de kenmerken van het product en in de geharmoniseerde normen (artikel 6, lid 4) en de EU-conformiteitsverklaring voortdurend actueel houden (artikel 15, lid 2). Wanneer het product, de norm of het certificaat van een leverancier verandert, raakt de kopie van de importeur verouderd, tenzij iemand ernaar vraagt.[2]
De GPSR schrijft geen hulpmiddel voor. Ze vereist dat marktdeelnemers interne processen voor productveiligheid hebben waarmee zij aan de verplichtingen kunnen voldoen (artikel 14). Markttoezichtautoriteiten kunnen op hun beurt documenten en informatie over de toeleveringsketen eisen, in welke vorm ook en waar ze ook zijn opgeslagen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 14, lid 4, onder a) en b)). Een register van leveranciers en producten met status, eigenaren en triggers is een manier om aan beide te voldoen.[1][3]
Hoe u het oplost
-
Bouw één register van leveranciers en producten
Eén rij per product en leverancier: de rechtspersoon van de leverancier, de fabrikant, het product, de regels die van toepassing zijn, de documenten die die regels vereisen, wat u in bezit heeft, de ontvangstdatum en de openstaande hiaten. Voeg de leveranciers van onderdelen toe waar u ze kent, want ook daarnaar kunnen autoriteiten vragen.
ProductvalidatieCompliance-engine Open in de console -
Rangschik de hiaten naar risico
Niet elk hiaat is even urgent. Zet producten voor kinderen en andere kwetsbare gebruikers, producten met bekende Safety Gate-gevaren en producten onder regelgeving die een aangemelde instantie vereist bovenaan. Een ontbrekende risicoanalyse voor speelgoed gaat voor op een ontbrekende vertaling voor een deurmat.
-
Stuur per leverancier één standaardverzoek
Bundel alle openstaande punten van een leverancier in één verzoek met een duidelijke lijst per product en een datum, in plaats van veel losse e-mails. Leg het verzoek en het antwoord vast in het register en schaal op volgens een vast schema: herinnering, inkoopmanager, orderstop.
-
Stel vernieuwingstriggers in, niet alleen data
Documenten raken verouderd wanneer er iets verandert: een nieuwe editie van een geharmoniseerde norm, een wijziging van het product of de onderdelen, een verlopen of ingetrokken certificaat, een nieuw verkoopland met een nieuwe taal. Markeer elke trigger in het register, zodat de juiste leverancier op het juiste moment wordt aangesproken.
-
Deel de status met wie ernaar vraagt
Retailers, auditors en autoriteiten stellen dezelfde vragen. Geef hun een actuele status per product en de documenten erachter, zodat u antwoordt vanuit het register in plaats van elke keer het antwoord opnieuw op te bouwen.
Audit- en deellinksCompliance-engine Open in de console
Doorloop de stappen in het platform met uw eigen product.
Wat u moet aantonen
| Document | Waar het vandaan komt | Juridische grondslag |
|---|---|---|
| Register van leveranciers en producten met documentstatus per product | Uw eigen administratie | GPSR, artikel 14 en artikel 15, lid 3 |
| Kopieën van de technische documentatie per product | De fabrikanten | GPSR, artikel 11, lid 6; LVD, artikel 8, lid 8 |
| Logboek van verzoeken, antwoorden en opschalingen | Uw inkoop- en kwaliteitsdossiers | GPSR, artikel 14 |
Als u niets doet
Documenten kunnen niet worden overgelegd wanneer de autoriteit erom vraagt
Autoriteiten kunnen documenten, technische specificaties en informatie eisen in welke vorm of op welk medium ook en ongeacht waar ze zijn opgeslagen, evenals informatie over de toeleveringsketen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 14, lid 4, onder a) en b)).[3]
Verouderde dossiers
De technische documentatie moet actueel worden gehouden (GPSR, artikel 9, lid 3); voor CE-producten moet rekening worden gehouden met wijzigingen in het ontwerp en in de geharmoniseerde normen (LVD, artikel 6, lid 4). Een dossier dat u eenmaal heeft ontvangen en nooit heeft beoordeeld, beschrijft het product mogelijk niet meer.[1]
Ontbrekende traceerbaarheid van leveranciers
Marktdeelnemers moeten op verzoek kunnen aangeven wie hen het product of een onderdeel of component heeft geleverd, en moeten die informatie zes jaar kunnen overleggen (GPSR, artikel 15, leden 3 en 5).[1]
Vragen over dit probleem
Hoe verschilt dit van het ordenen van onze eigen dossiers?
Het ordenen van dossiers gaat over wat u in bezit heeft. Dit gaat over wat u nog moet verkrijgen, van wie, en wanneer het verouderd raakt. Beide eindigen in één dossier per product; het register voegt de leverancier en de openstaande verzoeken toe.
Hoe vaak moeten wij leveranciers vragen hun documenten te bevestigen?
De wet stelt geen interval vast. Ze vereist dat de documentatie actueel wordt gehouden (GPSR, artikel 9, lid 3), en de in de Unie verantwoordelijke marktdeelnemer moet, waar dat passend is gelet op de risico’s, regelmatig controleren of het product overeenstemt met de technische documentatie (artikel 16, lid 2), zonder vaste frequentie. Een toetsing op basis van triggers voor wijzigingen, zoals nieuwe normen, productwijzigingen of nieuwe markten, sluit nauwer aan bij de wet dan een datum op de kalender.
Welke leveranciers moeten wij kunnen noemen?
Degenen die u het product of een onderdeel, een component of de ingebedde software hebben geleverd, en degenen aan wie u hebt geleverd (GPSR, artikel 15, lid 3). Op grond van de laagspanningsrichtlijn omvatten de gegevens de marktdeelnemers die u hebben geleverd en aan wie u hebt geleverd, gedurende 10 jaar (artikel 11).
Hebben wij hiervoor een apart systeem nodig?
De wet vraagt om interne processen voor productveiligheid (GPSR, artikel 14), niet om een bepaald hulpmiddel. Waar het om gaat, is een register dat de status per product en leverancier, de eigenaren en de data toont.
Bronnen
- Verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid (geconsolideerde versie van 29 mei 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- Richtlijn 2014/35/EU betreffende elektrisch materieel (laagspanningsrichtlijn), geconsolideerde versie van 30 mei 2026 EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- Verordening (EU) 2019/1020 betreffende markttoezicht en conformiteit van producten (geconsolideerde versie van 12 augustus 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- De ‘Blue Guide’ over de tenuitvoerlegging van de EU-productvoorschriften 2022 (2022/C 247/01) Europese Commissie, via EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
Over deze pagina
- Beoordelaar
- Conphora compliance team
- Beoordeeld
- 4 oktober 2026
Algemene informatie, geen juridisch advies. Raadpleeg de wettekst of een adviseur voor uw eigen product.
Conphora (2026). Wij houden geen overzicht van documenten van leveranciers. Geraadpleegd op 13 oktober 2026 via https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/many-suppliers-tracking/
Conphora (2026) Wij houden geen overzicht van documenten van leveranciers. Beschikbaar op: https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/many-suppliers-tracking/ (geraadpleegd op 13 oktober 2026).
@misc{conphora2026wijhoudengeenoverzichtva,
author = {Conphora},
title = {Wij houden geen overzicht van documenten van leveranciers},
year = {2026},
url = {https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/many-suppliers-tracking/},
note = {Geraadpleegd op 13 oktober 2026}
} See it working before you add a product
The Demo Company is a complete, read-only example — products, documents, supplier requests and deadlines. Open it with a free account; no card, no trial clock.
Free account · no card · opens in the Demo Company